Считается ли электронная копия равноценной бумажной?

Электронный документ и электронный документооборот: понятие, функции

Считается ли электронная копия равноценной бумажной?

В настоящее время понятие «электронный документооборот» все чаще и чаще встречается в повседневной жизни. Такова реальность современного мира, с которой сталкивается практически каждый человек. Сюда относятся и компьютерные сети, и электронная почта, и информационные ресурсы – и это отнюдь не весь список технических средств, участвующих в электронном процессе обмена данными.

Сейчас электронный документооборот вошел в бизнес сферу и получил большое распространение, новейшие технические инструменты помогают быстро и эффективно осуществлять управленческий процесс.

Непосредственно для этого процесса было создано программное обеспечение, для обработки управленческих документов.

Наиболее подходящее программное обеспечение для электронного обмена данными, это обеспечение класса «системы управления деловыми процессами» и «система управления документами».

Что же это за системы? Это специальные программные комплексы, необходимые для решения различных задач, например для построения корпоративных систем электронного документооборота (ЭДО).

Этапы электронного документооборота

Первоначально документ должен быть создан в организации или получен, конечной точкой считает отправка документа корреспонденту и списание его в дело. А вот между этими точками должен пройти целый процесс. И чтобы процесс обработки документов стал автоматизированным, должно пройти несколько этапов:

  • любой входящий, исходящий и внутренний документ организации, должен быть в обязательном порядке зарегистрирован;
  • учет документов и постановка на контроль, а также учет резолюций, выданных по документам руководством организации;
  • систематизированный контроль процесса исполнения документов;
  • отправка документов в дело;
  • выполнение информационно-справочной работы, ведение картотеки;
  • непрерывное ведение отчетов делопроизводства, по организации в целом.

Применение системы электронного документооборота (ЭДО) дает возможность сократить время, организовать более качественную систему контроля за исполнением документов, а также быть в курсе хода исполнения документов.

На каждый централизованно зарегистрированный документ, подписанный руководителями, заводится электронная карточка, которая в дальнейшем отправляется сотрудникам подразделений.

Они в свою очередь ставят свою резолюцию о принятии к исполнению документа, выданного руководителем структурного подразделения. Все данные о ходе исполнения документов своевременно вносятся в систему.

Система контролирует и оповещает о дате предварительного уведомления о приближении срока исполнения и непосредственно о наступлении самого срока. Участники документооборота оповещаются об установленных сроках.

Положительные черты электронного документооборота

Процесс согласования документов и их проектов становится проще, и в то же время более упорядоченным. Любой участник электронного документооборота (ЭДО), может работать, вносить предложения и обмениваться вариантами разрабатываемых проектов. Как было сказано ранее, процесс электронного обмена данными сокращает время, затраченное на передачу этих документов только в бумажном виде.

Система электронного обмена данными дает возможность одновременной работы несколькими сотрудниками и включает в себя текущий электронный архив, что позволяет оперативно получить доступ к нужной информации.

При такой форме организации хранения снижается риск утери информации и возрастает оперативность работы, в результате экономии времени в процессе поиска того или иного документа.

Хранение текстов документов в электронном виде является еще одним положительным моментом, так как предоставляет возможность полнотекстового поиска, а также кардинально новых решений в процессе информационно-справочной работы.

Пример 1

Например, появляется возможность тематических подборок документов по их содержанию.

Также само собой отпадает необходимость создания фондов по работе с архивными документами, так как электронный архив может предоставить информацию в виде электронной копии в любой момент, для нужно всего лишь сделать запрос на поиск этой документации.

Замечание 1

С юридической точки зрения понятия электронный обмен данными и электронный документооборот отличаются друг от друга. Основой электронного документооборота являются такие юридические аспекты, как доказательственная сила и процессуальная допустимость, или одним словом легитимность электронных документов.

На создание схемы электронного документооборота влияют одновременно несколько факторов, это и совершенствование, улучшение и создание новых информационных технологий, и законодательное сопровождение оборота.

Последнее направлено на присвоение документу, созданному и(или) переданному электронным способом, юридического статуса документа.

Традиционный документооборот в бумажном виде

Традиционный документ в бумажном виде считает одной из главных функций удостоверение отдельной информации. В таком документе, в процессе его составления и дальнейшего использования, существуют два фактора.

Первый фактор, это некая информация, а второй фактор, непосредственно сам документ, в виде материального объекта, который может быть предъявлен или передан при необходимости. Именно наличие материальности может подтвердить точность информации, содержащейся в определенном документе.

Но для проверки и подтверждения истинности информации необходима дополнительная процедура – экспертиза по проверке подлинности документа.

Информация, которая содержится в документе, также может быть разделена на две части. К первой части относится само содержание документа, а ко второй – дополнительная вспомогательная информация, которая подтверждает подлинность или аутентичность документа. Такой информацией можно считать резолюции, печати, исходящие номера.

Информация несет в себе не только данные о содержании и носителе, но и о месте и времени создания документа, и условиях его составления.

Также стоит отметить, что бумажный документ имеет ограниченное количество оригинальных экземпляров, и это количество заранее известно.

В любом договоре обязательно указывается количество экземпляров, например три, которые имеют равнозначную юридическую силу. Дополнительные экземпляры считаются копией и не имеют силы. Такие экземпляры можно с легкостью проверить с помощью проведения необходимой экспертизы. Существуют случаи, в которых должен быть предъявлен только оригинал документа.

Пример 2

Например, продажа акции, которая выпущена в документарной форме, абсолютно не равнозначна продаже копии ее сертификата, даже если эта копия нотариально заверена.

Функции бумажного документа

Можно выделить следующие функции традиционного бумажного документа:

  • документ несет в себе определенную содержательную информацию;
  • документ обязательно регистрирует лицо, являющееся подписантом;
  • документ обязан зафиксировать условия составления;
  • документ, сам по себе является доказательством, в случае судебного разбирательства;
  • документ является основным подтверждением оригинальности информации в нем содержащейся.

Все вышеперечисленные функции также присущи и электронному документу.

Согласно Закона об информации, электронный документ определяется, как документированная информация. Она представлена в электронном виде, которая направлена на восприятие человеком посредством электронно-вычислительных машин (ЭВМ) и оперативной передачи по информационно-телекоммуникационным каналам, а также обработки в информационных системах.

Юридическая сторона электронного документа

Законодательно электронный документ может получить статус письменного документа, при соблюдении ряда условий. Если документу присвоен такой статус, он вполне может служить доказательством в случае судебного разбирательства.

Гражданский Кодекс Российской Федерации связывает признание электронного документа, как письменного, при наличии статуса, с наличием электронной подписи. Статья 160 Гражданского Кодекса РФ считает электронную подпись и факсимильное воспроизведение подписи равнозначными и приравнивает их к собственноручной подписи.

Статья 75 Арбитражно-Процессуального кодекса гласит, что наличие электронной подписи и дает документу возможность получения статуса письменного доказательства.

Закон об информации, а именно статья 11, предусматривает в целях заключения договоров гражданско-правового характера или оформления других правоотношений, электронный обмен документов. В таком обмене могут участвовать электронные сообщения.

Каждое такое сообщение должно быть подписано электронной, факсимильной или другой аналоговой подписью отправителя сообщения, в порядке определенном федеральными законами, соглашениями сторон и другими нормативными и правовыми актами. Только в таком случае, электронные сообщения могут быть признаны доказательством и участвовать в обмене документами.

Такие законодательные акты являются связующим звеном между материально-правовым значением электронной подписи и присвоением электронной информации, правового статуса документа или письменного документа, имеющего возможность выступать доказательством в отдельных случаях.

Гражданский кодекс РФ и Арбитражно-Процессуальный кодекс РФ одинаково признают электронную подпись аналогом собственноручной подписи, но при этом никогда не считают электронную подпись и собственноручную физическую подпись реального человека в бумажном документе, равноценными.

Особое внимание было уделено именно равнозначности правового статуса традиционного бумажного документа и электронного, с применением дополнительных технических и правовых средств.

Источник: //zaochnik.com/spravochnik/informatika/informatsionnye-tehnologii-v-juridicheskoj-dejatel/elektronnyj-dokument-dokumentooborot/

К вопросу о выборе формата электронных документов

Считается ли электронная копия равноценной бумажной?

20 / 08 ‘15

Тема выбора форматов электронных документов в нашей СЭД-отрасли возникла относительно недавно. Дело в том, что фактически до конца прошлого десятилетия собственно электронные документы как самостоятельная сущность в российском делопроизводстве фактически не применялись.

На практике в качестве подлинников документов (тем более относящихся к категории «важных» — records) использовались традиционные бумажные носители, а электронные варианты играли сугубо вспомогательную роль, в основном на подготовительных этапах подготовки итоговых документов или при решении сугубо второстепенных внутренних задач организаций. В этой ситуации выбор файловых форматов было отдан полностью на откуп организациям и не представлял серьезной проблемы, поскольку время жизни таких документов был незначителен и классических задач управления документам (обеспечение целостности, достоверности, долгосрочного хранения) тут просто не возникало.

Фактически реальное проникновение электронных документов как полноценных юридически значимых информационных объектов в общественно-деловую жизнь страны началось примерно с 2009-2010 гг., при этом можно выделить два основных направления этого процесса.

Первое — это переход на полностью электронный, безбумажный документооборот, когда подлинники документов представлены именно в электронном виде, а бумажные форматы играют сугубо вспомогательную роль, в том числе удобную в ряде случаев для оперативной работы с информацией.

Второе направление: это когда первичными документами являются все же бумажные, а электронные документы представляют собой полноценные копии исходных черновиков.

При этом такие электронные копии имеют полностью или частичную (в рамках решаемых ими задач) равноценную бумажным подлинникам юридическую значимость, достаточную для удовлетворения требованиям законодательства, для обеспечения взаимодействия субъектов государства (физические и юридические лица, органы власти и пр.), а также для использования в качестве доказательств в суде.

Нельзя сказать, что процесс проникновения юридически значимых электронных документов в общественную жизнь идет в нашей стране идет очень быстро. Наверное, в первом направлении (электронные документы как подлинники) успехов пока не так много, поскольку тут дело упирается в нерешенные (и, к сожалению, никем, кажется, и не решаемые) задачи долгосрочного хранения электронных документов.

Успехов во втором случае (юридически значимые электронные копии бумажных подлинников), кажется, больше, и, наверное, именно это направление сегодня является наиболее актуальным для общества, поскольку оно позволяет перейти к реальному электронному юридически значимому взаимодействию, резко повысив эффективность (по срокам, затратам) широкого спектра деловых внутренних и внешних процессов.

Так или иначе, но одним из ключевых вопросов обеспечения юридической значимости электронных документов является нормативное регулирование выбора электронных форматов.

К сожалению, нужно констатировать, что сегодня наше законодательство практически полностью обходит этот вопрос стороной, спуская его на уровень подзаконных актов или индивидуальных договоренностей контрагентов между собой.

Фактически законодательство ограничивается только проблемами обеспечения целостности и достоверности электронных (хотя с методической точки зрения было бы правильнее говорить «цифровых») документов с помощью механизма электронной подписи, но никак не затрагивает вопрос о том, как обеспечить доступность информационного содержания документов для людей. Проще говоря — каким образом должно обеспечиваться адекватное преобразование цифрового кода в понятный для человека вид.

При этом хотелось бы обратить внимание еще на такой вопрос.

До сих пор наше традиционное представление об электронном документе связано с понятием «файл», то есть с информационным объектом, который является автономным по отношению к программно-аппаратным средствам, может существовать, в том числе переноситься, в отрыве от них.

Это вполне соответствует нашим традиционным «бумажным» воззрениям, когда документ ассоциировался с конкретным материальным носителем и был самостоятельным объектом, существующим независимо от используемой системы документооборота, применяемых технических средств и пр.

Но в современном электронном мире автономный файл — это только одна из возможных форм документа. Другим вариантом является схема, когда информационный объект является встроенным компонентом информационной программной системы и не может физически существовать вне нее.

Примером такой схемы являются разного рода СУБД, а подобной «документационной» системы — социальные сети. Однако хорошо известно и то, что такие комплексные системы могут взаимодействовать между собой именно с помощью «системо-независимых» форматов данных, чаще всего — именно файлов.

То есть, если вернуться к теме документов, то при работе с электронными информационными системами (как и в случае с бумажными документами) одним их ключевых вопросов также является получение адекватной юридически значимой копии документа, хранимого в виде внутреннего объекта системы, в виде файла, формат которого соответствует нормативно-законодательным требованиям.

Однако, повторимся, вопросы регулирования форматов электронных документов (как, впрочем, и вопросы получения юридической значимых копий, а также процедуры установления соответствия содержания копий и оригиналов) пока находятся вне законодательного уровня, следствием чего является заметная неразбериха в этой сфере на подзаконном уровне.

Как из простого вопроса сделать сложную проблему

В качестве достаточно характерного примера сумятицы с форматами электронных документов рассмотрим ситуацию с введенными нынешним летом «Требованиями к формату изготовленного нотариусом электронного документа», утвержденными решением правления Федеральной нотариальной палаты от 10 июня 2015 г. и приказом Министерства юстиции РФ от 29 июня 2015 г. № 155.

Для начала отметим, что тема эта не нова. Нынешний документ заменяет аналогичные требования, введенные в действия ровно год назад (приказ Минюста № 152 от 04.07.2014). Надо сказать, что прошлогодние Требования тоже вызывают некоторое недоумение, хотя это все же связано больше со стилем документа, а не с его содержанием.

Например, выглядит довольно странным уже название того документа: «Требования к формату электронного документа, изготавливаемого для удостоверения его равнозначности документу на бумажном носителе».

Как справедливо замечали эксперты еще год назад, почему нельзя было сказать по-человечески, например, так: «Требования к формату нотариально заверяемой электронной копии бумажного документа»?«

Однако, если смириться с витиеватостью языка, то в целом там излагалась понятная, вполне реализуемая на практике ситуация: человек приходит к нотариусу за получением электронной копии принесенного им бумажного документа. Для получения традиционной бумажной копии сейчас нотариус обычно делает бумажную ксерокопию, которую потом заверяет подписью и печатью.

Однако нужно обратить внимание на то, что были раньше и есть сейчас другие, скажем так, более универсальные варианты создания нотариально заверенных копий.

Так, еще четверть века назад, во времена дефицита копировальных машин (а до того — просто запрещенных к свободному использованию в СССР), копия бумажных документов (например, свидетельства о браке), делалась в виде простой текстовой страницы, которая внешне была совсем не похожа на оригинал.

И суть действий нотариуса заключалась в том, что он заверял то, что созданная копия по содержанию информации (а не по форме ее представления!) соответствует оригиналу. Отметим, что 40-50 лет назад, во времена дефицита пишущих машинок, такая бумажная копия делалась банальным рукописным образом.

Так что сразу отметим: суть получения юридически значимой копии документа заключается в обеспечении ее адекватности подлиннику по содержанию, а не по форме. При этом вполне допускались разные варианты формирования копии (рукописный текст, печать на машинке, ксерокопия).

В электронном же случае Минюст в прошлогоднем приказе свел возможные варианты создания копии только к одному — к получению графического образа бумажного носителя методом сканирования в TIFF-формат. То есть создать копию путем «набивания на клавиатуре» текстового файла стало почему-то нельзя.

Конечно, сканер сегодня не является предметом роскоши, но все же он стоит денег, может сломаться, да и порой бывают такие бумажные носители, содержимое которых проще бывает набить руками, чем адекватно отсканировать.

Разумеется, возникает и вопрос, почему нужен именно формат TIFF (его поддерживают не все программы сканирования), а широко распространенный JPG использовать нельзя.

Однако изучая утвержденные сейчас Требования вопросов появляется еще больше. Сложности понимания языка, которым они зафиксированы в министерском документе только возрастают. Например, там есть такая фраза: «…

нотариус на бумажном носителе изготавливает электронный образ документа…».

Дискуссии в соцсетях по данным Требованиям показывают, что специалисты по документоведению и по ИТ не могут понять, как можно изготовить электронный образ на бумажном носителе.

Впрочем, подобное изложение можно списать на специфику министерского языка, в принципе можно догадаться, что речь все же идет о сканировании. Более серьезную озабоченность вызывают два положения о формате электронной копии.

Так, выясняется, что электронный документ формируется в виде XML-файла, который должен соответствовать XML-схеме, размещенной на официальном сайте нотариата.

А далее появляется еще и понятие «электронный образ», который должен быть сформирован в виде PDF-файла.

И вот тут возникает три вопроса из разряда «зачем это сделано?»:

— очевидно, что новая схема получения электронной копии намного сложнее, чем предыдущая;

— она неудобна для человека, который пришел за копией к нотариусу;

— в ряде случае (или даже в большинстве случаев) она просто не реализуема.

Зачем нужно вместо одного файла стандартного формата (TIFF) переходить к составной XML-структуре, которая в свою очередь содержит еще какие-то файлы? (Кстати, как связаны между собой понятия «электронный документ» и «электронный образ документа» Требования не разъясняют, можно только догадываться об этом). Ведь XML изначально предназначен для взаимодействия между собой автоматических ИТ-систем, но не для общения людей, в том числе и с машинами. Большинство пользователей даже не знают о существовании такого формата, не умеют с ним работать.

Если вы приходите за получением копии к нотариусу, то, наверное, хотите не получить «кота в мешке», а документ, содержание которого вы также хотите видеть и контролировать.

Но как вы будете работать с XML-документом? XML вполне уместен, если бы речь шла о получении запроса через автоматическую систему обмена данными типа СМЭВ, но он совершенно не нужен (или даже вреден), когда за документом пришел живой человек.

Обратим внимание и на то, что XML-документ не вечен, он жив, только если есть соответствующая XML-схема. А что делать с XML-документом, если на сайте нотариата изменится XML-схема? Понятно, что такая электронная копия совершенно не годится даже для краткосрочного хранения (а мы ведь часто делаем заверенные копии своих «рекодсов» именно впрок).

Еще больше вопросов возникает с PDF-файлом. Чем PDF-файл лучше TIFF — это один вопрос, хотя ответ на него видится в данном случае ясным — ничем. А вот то, что он хуже, чем TIFF — это вполне очевидно.

Новые Требования умалчивают, как именно должна выглядеть процедура получения PDF-файла, но обычно это выглядит так: сначала выполняется сканирование, а затем полученный графический файл преобразуется в PDF.

Зачем нужна дополнительная операция преобразования, которая требует дополнительных вычислительных ресурсов и денег? А главное: знают ли в Минюсте, что такое преобразование далеко не 100-процентно однозначное, а зачастую — просто невозможно. Например, если вы пришли сделать заверенную копию бумажного документа, выполненного рукописным образом?

В результате такого краткого анализа «Требований к электронным копиям бумажных документов» 2014 и 2015 гг.

возникает вопрос: зачем не очень удачный прошлогодний вариант сейчас был заменен на еще более неудачный нынешний вариант? В чем причина: некомпетентность сотрудников Минюста (а заодно и Федеральной нотариальной палаты) или их нежелание переходить к реальной работе с электронными документами? Как в таких случаях спрашивал Вождь народов: «Не могут или не хотят?»

Впрочем, любой вариант ответа не вселяет оптимизма в деле перехода нашего общества к электронным документам.

Источник: //aetp.ru/market-news/item/399027

Электронный, юридический, значимый

Считается ли электронная копия равноценной бумажной?

Как показывает статистика первых проектов в области ЮЗЭДО, их заказчиком пока является не бухгалтер, а директор компании, оценивший перспективы экономического эффекта.

Обмен юридически значимыми документами в электронном виде, при котором электронная копия при определенных условиях может иметь такую же силу, как и бумажный оригинал, находит все большую поддержку у законодателей.

А значит, даже самые консервативные бухгалтеры и финансисты, повинуясь вполне понятному в нынешних условиях желанию экономить, будут рассматривать переход к ЮЗЭДО в качестве одной из мер по сокращению издержек. И конечно, на первых порах рассматривать с недоверием.

Плох тот директор, который не слушает своего бухгалтера.

Но и бухгалтеров иногда терзают смутные сомнения: работать по старинке, рискуя платить штрафы за несвоевременную отчетность, или согласиться на внедрение новой технологии и связанные с этим изменения в привычных бизнес-процессах.

Вполне вероятен сценарий, когда при обсуждении вопроса, переходить ли на ЮЗЭДО, в эксперты позовут ИТ-директора. Рассмотрим наиболее частые опасения, тревожащие бухгалтеров и руководителей ИТ-подразделений при принятии решений о внедрении ЮЗЭДО.

Что такое ЮЗЭДО?

Сервис обмена юридически значимыми электронными документами — одна из разновидностей электронного документооборота, но от своего «старшего родственника» существенно отличается.

Если обычный документооборот направлен в основном на оптимизацию внутренних процессов компании (между подразделениями или бизнес-единицами холдинга), то ЮЗЭДО изначально предназначен для внешнего документооборота с контрагентами и проверяющими органами.

Это принципиальное отличие — основа жестких требований к ЮЗЭДО: обязательное соответствие форматов документов законодательным регламентам, высокие требования к защите данных, фиксирование каждого этапа передачи документа, обязательная электронная подпись и т. п.

Контроль этой передачи осуществляет оператор сервиса — для получения статуса доверенного оператора необходимо пройти аккредитацию в ФНС.

В России такой вид ИТ-сервисов только начинает развиваться, и у данного процесса есть два катализатора: законодательные инициативы и технологические возможности (передача и защита данных, облачные технологии, создание интегрированных межведомственных систем).

Что нам за это будет?

Главные бухгалтеры и финансисты соглашаются, что законодательство действительно развивается и создает условия для электронного документооборота. Беспокоит их другое: где гарантия, что оператор ЮЗЭДО будет своевременно обновлять сервис по мере изменения законов, опережая в этом плане своих клиентов?

Что тут ответить? Вообще отслеживать изменения в законодательстве — прямая обязанность оператора, иначе он рискует разориться на штрафах за срыв доставки документов. Оператор отслеживает изменения в форматах формализованных документов.

Сроки доставки документов контрагентам строго оговорены в договоре SLA, который обычно заключают клиент и оператор. В этом же договоре описаны такие условия, как время исправления ошибок, обработки запросов и т. п.

В случае несоблюдения условий договора оператор несет ответственность перед клиентом, обязан платить штрафы, неустойки, включая компенсацию штрафов ФНС, наложенных на клиента из-за непредоставления документов в срок по вине оператора.

Если говорить о доставке счетов-фактур, она регламентируется Приказом № 50н, изданным Министерством финансов в 2011 году. В этом документе определены все временные рамки того, что происходит между оператором и двумя контрагентами (отправителем сообщения — он называется продавцом, и получателем сообщения, который именуется покупателем).

В приказе указано, не позднее какого срока оператор, продавец и покупатель должны выполнить принятые на себя обязательства, поэтому в SLA автоматически отражены все условия по срокам отправки и формирования документов, соответствующие Приказу № 50н.

По другим документам в SLA могут быть отражены другие условия доставки, в зависимости от срочности доставки документа и требований законодательства.

Представим такую ситуацию: форматы поменялись, клиент внес соответствующие изменения в свои системы, а оператор нет. Что произойдет в этом случае? Система оператора не сможет обработать документ.

Если оператор не адаптирует систему достаточно быстро, и в результате несвоевременного обновления будут нарушены условия SLA с клиентами, он должен выплатить им компенсации. Совершенно очевидно, что оператор не заинтересован в таком развитии событий.

Вот почему операторы тщательно уточняют изменения в законодательстве и стараются отслеживать их заранее.

Виртуальный «стол находок»

Следующая важная проблема — разделение ответственности. Кто будет отвечать за пропавший документ: допустим, от отправителя он ушел, но оператор его не получил (или наоборот)? Этот вопрос волнует и ИТ-директоров, и бухгалтеров.

Ответ на него вновь возвращает нас к законодательству и к условиям договора между оператором и клиентом. В SLA находят отражение все ситуации, которые только могут возникнуть.

Например, в работе со счетами-фактурами очень важно фиксировать все моменты их прохождения: когда поступил документ, к какому налоговому периоду его отнести. Это, в свою очередь, необходимо для урегулирования споров по поводу НДС.

Как уже было сказано, доставка счета-фактуры регулируется Приказом № 50н, и в соответствии с ним на каждом этапе прохождения счета-фактуры стороны генерируют подтверждения.

Поэтому отследить любое продвижение очень легко — сразу видно, на каком этапе и какой стороной не было отправлено подтверждение, где цепочка прервалась, и поскольку в системах ЭДО ведется логирование операций, установить, по какой причине документ не пришел вовремя, весьма просто.

А так как оператор обычно заинтересован в своих клиентах, то даже в случае сбоев такие вопросы решаются в рабочем порядке и ситуация не доходит до уровня конфликта.

Есть три стадии развития документооборота бухгалтерских/налоговых первичных документов.

Первая стадия — все оригинальные документы на бумаге, есть только бумажный архив.

В этом случае, чтобы сделать выборку копий документов, бухгалтерам необходимо искать, копировать, подшивать и пересылать документы в ФНС. Это долго и затратно.

Вторая стадия — все оригинальные документы на бумаге, оригиналы хранятся в бумажном архиве, но внедрен электронный архив копий (сканов) оригинальных бумажных документов.

Электронный архив копий документов имеет много преимуществ: документ можно быстро найти по запросу или за считаные секунды сделать выборки копий документов.

Однако есть и особенности:

1) Копии не то же самое, что оригиналы. Если ФНС или другие органы запрашивают именно оригиналы, то придется по-прежнему доставать эти бумаги из папок и отправлять их с курьером. При этом необходимо заботиться о том, чтобы не позабыть вернуть документы на место.

2) Требуется проделать работу, чтобы поместить копию документа в архив: сотрудники компании должны отсканировать документ, оцифровать с помощью распознавателя или же вручную создать карточку документа и ввести в нее данные.

3) Обрабатывая выборки копий документов в человекочитаемом виде, ФНС по-прежнему не может автоматически обрабатывать полученные документы. Поэтому налоговики заинтересованы в работе со структурированными документами, с которыми можно работать в автоматическом режиме.

Третья стадия — электронный документооборот оригинальных документов, и, как следствие, электронный архив оригинальных документов.

Это способ работы с оригинальными документами, при котором оригинальный документ исходит от отправителя, приходит к получателю, хранится в архиве оператора и контрагентов и попадает в выборку документов для ФНС в электронном виде.

Преимущества очевидны:

1) Не нужно заботиться о том, чтобы вернуть оригинал на место. Электронный оригинальный документ не перестанет быть оригинальным, если скопировать сам файл и электронную подпись.

2) Нет необходимости прилагать усилия, чтобы перенести данные с документов в карточки документов: если сделать соответствующие настройки, это произойдет автоматически, так как все данные в электронных формализованных документах уже организованы в виде структуры.

3) Поскольку в ФНС есть системы, которые могут обрабатывать формализованные документы в форматах Минфина, она заинтересована получать выборки электронных документов. В этом случае можно автоматизировать операции и избежать лишней работы.

Компании с наиболее развитыми бизнес-процессами при переходе на ЭДО находятся на промежуточной стадии между второй и третьей. В таких компаниях уже реализован электронный архив скан-копий документов, начинает внедряться ЭДО.

Но поскольку внедрение ЭДО обычно происходит постепенно, разумно предположить, что в компании часть контрагентов уже переведена на ЭДО, а часть — еще нет.

Поэтому на подобных предприятиях нередко поддерживается электронный архив, где часть документов — оригинальные структурированные файлы с ЭП, а часть — скан-копии оригинальных бумажных документов. Из такого архива можно делать выборки для ФНС, состоящие из тех и других видов документов.

Безопасность без вопросов

Рынок решений и сервисов ЮЗЭДО (мы намеренно разделяем оба понятия) начал развиваться в России совсем недавно, но его потенциал огромен. По данным ФНС, в 2013 году в нашей стране было выписано более 15 млрд счетов-фактур, но только 10 млн из них предоставлены в электронном виде.

Одновременно расширяется спектр средств информационной защиты, реализованных в сервисах ЮЗЭДО. Традиционно для этой задачи используются токены — неотъемлемый элемент юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО). Именно они являются носителем электронной подписи — гаранта достоверности документа.

На сегодняшний день на рынке представлены различные виды токенов с широким спектром дополнительного функционала. Но этим дело не ограничивается.

Например, технология DSS/HSM позволяет отказаться от хранения ключей подписи на носителях пользователей, что значительно повышает удобство и защищенность работы с сервисами и избавляет от такого риска, как утеря токена.

Кроме того, технология обеспечивает безопасную работу с мобильных устройств без применения аппаратных средств на стороне клиента. Если учесть, что, по оценке IDC, в ближайшие годы до 70% сотрудников будут использовать для работы мобильные устройства и периодически или постоянно трудиться вне офисов, очевидно, какое значение будут иметь подобные технологии для безопасной деятельности компаний.

Технология позволяет обеспечить дополнительную защиту от компрометации ключей подписи с помощью централизованного защищенного хранения закрытых ключей пользователей, а также удаленного выполнения операций по созданию электронной подписи. В результате пользователи и операторы ЮЗЭДО получают новые возможности оперативного и безопасного обмена документами.

Для ИТ-директоров существенным фактором «за» или «против» внедрения ЮЗЭДО, помимо безопасности данных, является его интеграция с системами управления предприятием.

Сама идеология ЮЗЭДО свидетельствует о том, что такие сервисы рассчитаны в первую очередь на крупные компании и их контрагентов, заинтересованных во внедрении юридически значимых электронных документов бухгалтерского и налогового учета.

Большой электронный оригинал

Обеспечение юридической значимости электронного документа, пожалуй, один из наиболее интересных аспектов ЮЗЭДО.

Каких только возражений и рассуждений «по своему усмотрению» не приходится слышать! Важно помнить, что электронный документ обретает силу оригинала только при выполнении ряда условий: наличие электронной подписи, соблюдение требований к процессу доставки и подписания документов.

То есть, если счет-фактура или договор отправлен контрагенту по электронной почте, то какими бы алгоритмами шифрования он ни был защищен при отправке, его не будут считать оригиналом, равноценным бумажному. Но в случае если документ отправлен по всем правилам ЮЗЭДО, он может, например, быть принят как доказательство в суде.

ЮЗЭДО как сервис и как бизнес

Выбор «правильного» оператора является для заказчиков ключевым фактором доверия к ЮЗЭДО, что вполне понятно: на формирующемся рынке с изменчивым законодательством и нестабильной экономической ситуацией репутация провайдера становится одним из самых весомых аргументов. Появление законодательной базы и современных разработок, обеспечивающих защищенный обмен электронными документами, позволяет сформировать основу нового сегмента ИТ-рынка. Часть компаний становится пользователями новых ЮЗЭДО-сервисов, а часть — провайдерами, готовыми развернуть такой сервис на своих или арендованных в коммерческом ЦОДе мощностях. Оба сценария, безусловно, будут требовать экспертных знаний ИТ-директора, умения коммуницировать с бизнес-заказчиками и готовности ИТ-подразделений работать по сервисной модели.

Источник: allCiO.ru

Подписаться

В настоящем обзоре представлены новые документы (разъяснения Минфина России, налоговых органов и иные), в которых выражены позиции этих ведомств по вопросам налогообложения и бухгалтерского учета.

Источник: //iecp.ru/articles/item/391870

«Электронный документооборот в России — это когда ты распечатываешь документы, чтобы подписать и снова отсканировать» — Офтоп на vc.ru

Считается ли электронная копия равноценной бумажной?

Разбор видов электронной подписи документов для физлиц и бизнеса.

Есть несколько вариантов электронной подписи (ЭП), которыми можно пользоваться: в одних случаях достаточно «нарисовать» подпись в присланном документе, в других отправить код из SMS или ввести логин и пароль. А в серьёзных случаях необходимо зарегистрировать персональную ЭП. Разделим обмен электронных документов на два вида: обмен сканами и обмен документами.

Обмен сканами

Задача: присланный документ нужно распечатать, поставить подпись и отправить назад скан с подписью.

Это самый простой способ, который используется в некоторых организациях, где юридическая сила документа не так важна, а все договорённости условные. К примеру, так можно расписаться на документах курьерской службы для прохождения посылки на таможне.

Решение: вместо сканирования документа можно подставить заранее созданную подпись-картинку. Для этого достаточно аккуратно и крупно расписаться на белом листе бумаги, отсканировать подпись в высоком разрешении и сохранить в формате JPG или PNG.

Подпись вставляется в Microsoft Office, Adobe PDF Reader или Photoshop.

Microsoft Office

  • Откройте нужный документ.
  • На вкладке «Вставка» нажмите кнопку «Рисунки».
  • Выберите отсканированную подпись и разместите в нужном месте документа.
  • Сохраните готовый файл.

Adobe PDF Reader

  • Откройте документ PDF или форму, которую необходимо подписать.
  • Выберите «Инструменты» — «Заполнить и подписать».
  • Выберите нужный вариант.

    PDF Reader может не только вставить готовую подпись-изображение, но и нарисовать её мышью или на сенсорном экране, а также напечатать.

  • Нажмите кнопку «Применить», затем щёлкните в том месте документа PDF, где требуется добавить подпись или инициалы.
  • Сохраните готовый документ в PNG.

Adobe Sign

Это компонент облачного сервиса Adobe Document Cloud для электронных подписей. Он позволяет отправлять, отслеживать и быстро подписывать документы через браузер и мобильные устройства.

Функциональность схожа с PDF Reader: можно поставить рукописную подпись на экране смартфона, выбрать готовое изображение, сфотографировать подпись с другого документа или использовать специальный рукописный шрифт. Adobe Sign интегрируется в другие офисные приложения, например, Microsoft Word и PowerPoint.

Adobe Photoshop

  • Откройте PDF-файл (документ Word можно сохранить в PDF-формате).
  • Перетащите изображение с подписью на рабочую область и разместите в нужном месте документа.
  • Сохраните готовый файл.

Обычная подпись (как электронная, так и физическая) служит только для упрощённой валидации данных и основана на доверии обеих сторон: в суде можно назвать скан и подпись подделкой, оспорив договор.

Поэтому к подписи добавляют другие способы защиты от подделки: отправлять письма можно только с указанной почты с сохранением времени и даты отправки, а в некоторых случаях компании могут попросить отправить физическую копию по указанному адресу.

Обмен электронными документами

Любой документ, обладающий юридической силой, нужно подписывать сертифицированной электронной подписью.

У неё есть два криптоключа: закрытый, которым подписывается документ, хранится только у владельца, а открытым проверяется реальность подписи.

Поскольку закрытый ключ находится только у хозяина, это достаточная гарантия безопасности. Правда, владелец может потерять свой ключ, но это считается его проблемой.

Чем отличается электронная цифровая подпись (ЭЦП) от электронной подписи (ЭП)?

Ничем. ЭЦП и ЭП — это одно и то же. Определение «электронная цифровая подпись» (ЭЦП) устарело. Термин ЭЦП был введён в 2002 году с принятием закона № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и утратил силу с 1 января 2014 года, когда вступил в силу закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Где можно использовать ЭП

  • Электронная отчётность в государственные органы: таможню, налоговую, внебюджетные фонды, органы статистики и учёта и другие.
  • Электронные торги: для регистрации на площадках, отправки заявок и подписания контрактов.
  • ЕГАИС: ЭП требуется для работы в системе, документам присваивается электронная подпись, они приобретают юридическую силу.
  • Корпоративный документооборот: ЭП — аналог физической подписи, поэтому любой документ внутри организации можно подписывать и отправлять в электронном виде.
  • Электронная регистрация сделок с недвижимостью: регистрация сделок по купле-продаже и получения выписок из ЕГРП о сделках с переходом прав. Это дешевле и быстрее.
  • Госуслуги.

    С помощью ЭП можно отправлять обращения и заявления в государственные и муниципальные органы: «электронное правительство», «электронный гражданин».

Виды электронной подписи

В России в электронном документообороте существует три вида электронной подписи.

Простая

Это обычные коды доступа из SMS, логин и пароль от почты или аккаунта. Чаще всего используется в банковских операциях, для получения госуслуг, для заверения документов внутри компании.

Она приравнивается к физической подписи, если существует отдельный нормативно-правовой акт или между участниками документооборота заключено соглашение.

В нём нужно описать правила, по которым определяют автора подписи, а также его обязанности.

Иногда пользователю нужно дополнительно подтверждать свою личность, к примеру, для регистрации на Госуслугах нужно прийти в центр регистрации с паспортом.

Простую электронную подпись нельзя использовать для подписи электронных документов, так как это простая пара из логина и пароля, инструментов для подписывания документов нет.

Усиленная неквалифицированная (НЭП)

Персональная ЭЦП с закрытым ключом, который хранится на носителе. Выдаётся в удостоверяющих центрах. Позволяет подписывать документы любой организации, с которой ведётся электронный документооборот, а также участвовать в госзакупках.

Чтобы заверенные НЭП документы считались равноценными физическим, сторонам нужно заключить соглашение о правилах использования НЭП и взаимном признании её юридической силы. Но, к примеру, налоговая в любом виде не признаёт документ с НЭП равнозначным бумажному.

Список аккредитованных удостоверяющих центров на сайте Госуслуг.

Усиленная квалифицированная (КЭП)

Полноценная электронная подпись с юридической силой. Имеет дополнительный сертификат ФСБ, ПО для работы с КЭП сертифицировано КЭП, выдаётся в аккредитованных Минкомсвязи удостоверяющих центрах.

Позволяет сдавать в электронном виде отчётность в контролирующие органы, обмениваться документами с ФНС, вести электронный документооборот внутри компании или внешними контрагентами, участвовать в качестве поставщика и заказчика в торгах, работать в государственных ИС: Росреестр, Росаккредитация, ГИС ГМП, ФТС, ГИС ЖКХ, Главкоэкспертиза и других.

Ряд документов налогового и бухгалтерского учёта может быть подписан только квалифицированной электронной подписью, например, годовая бухгалтерская отчётность, налоговые декларации, заявления о постановке на налоговый учёт, возврате (зачёте) сумм излишне уплаченных налогов, сборов и страховых взносов и так далее.

Как получить подпись

Для получения ЭП нужно обратиться в любой удостоверяющий центр.

Перечень документов для физических лиц (ИП)

  • заявление на выдачу ЭП;
  • паспорт гражданина РФ (копии страницы с фотографией и страницы с пропиской);
  • свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (ИНН);
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС).

Перечень документов для юридических лиц

  • заявление на выдачу ЭП;
  • свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН);
  • свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (ИНН);
  • выписка из ЕГРЮЛ, сроком не более полугода с момента её получения (оригинал или нотариально заверенная копия);
  • паспорт гражданина РФ — будущего владельца ЭП (копии страницы с фотографией и страницы с пропиской);
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС) владельца ЭП.

Как подписывать документы ЭП

  • Окончательная версия документа для подписи. После создания ЭП вносить в него изменения нельзя.
  • Сертификат ЭП, который выдаётся в аккредитационных центрах.
  • Приложения для создания ЭП и работы с ней.

В России можно использовать криптопровайдеры, сертифицированные ФСБ. Наиболее распространены на рынке «КриптоПРО CSP» и ViPNet CSP, которыми рекомендуется пользоваться для максимальной совместимости различных ЭП.

Вариант 1: плагины для Office и Adobe PDF

Если нужно подписать документ в формате Word или Excel — трудовой договор, иск в арбитраж, заявление в учебное учреждение, можно использовать модуль «КриптоПро Office Signature». После установки документы подписываются следующим образом:

  • Выбираем пункт «Сервис», переходим в «Параметры». На вкладке «Безопасность» нажимаем «Цифровые подписи».
  • Выбираем установленный на компьютере сертификат электронной подписи.
  • Создаём электронную подпись: нажимаем «Подписать», вводим выданный ключ-пароль.
  • Сохраняем документ.

Подробная инструкция — по ссылке.

Однако в разных версиях Office результат проверки может быть некорректным.

Для PDF-файлов используется бесплатный модуль «КриптоПро PDF» для Adobe Reader:

  • Установите модуль.
  • Откройте документ.
  • Выберите пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписание».
  • Выберите нужную подпись и место в документе.

Подробная инструкция — по ссылке.

Вариант 2: установить отдельную программу для создания подписи

Для подписывания файлов любых форматов нужно устанавливать отдельные программы. К примеру, «КриптоАРМ» или связку VipNet CryptoFile вместе с VipNet CSP. Обе программы предлагают схожую функциональность.

«КриптоАРМ»

Подписать документ можно из главного окна программы или из контекстного меню файла. Алгоритм подписания отличается в зависимости от этих вариантов, но в любом случае выбирайте пункт «Подписать» и следуйте инструкциям. Программа предложит вам выбрать:

  • Количество файлов, которые нужно подписать: можно подписать несколько файлов или папку с документами.
  • Формат подписи: присоединённая или отсоединённая. В первом случае подпись будет встроена в файл, а во втором будет создана в отдельном файле с расширением .sig.
  • Сертификат, которым нужно подписать документ.

В бесплатной версии «КриптоАРМ» можно поставить только базовую КЭП (без проверки времени подписания документа и статуса сертификата). Но проверить можно и усовершенствованную подпись (со статусом сертификата и временем подписания документа).

ViPNet CSP и CryptoFile

Чтобы пользоваться сервисами, нужно оформить заявку, ссылки на скачивание и серийные ключи придут на почту, это бесплатно.

После запуска и регистрации CryptoFile нужно добавить личный сертификат для работы с ЭП и сертификаты получателей. Для добавления собственного сертификата в «Настройках» нужно нажать кнопку «Задать» и выбрать файл, полученный в аккредитационном центре. Сертификаты получателей устанавливаются в систему вручную, добавляются в настройках, раздел «Список сертификатов получателей».

После этой процедуры можно подписывать файлы. Процедура аналогична «КриптоАРМ»: можно подписывать через окно программы, можно из контекстного меню. Подробная инструкция от VipNet.

Вариант 3: использовать веб-сервисы

Подписать документ любого формата можно через сервис «Контур.Крипто».

Это бесплатная программа, которая позволяет создать и проверить электронную подпись, зашифровать и расшифровать электронный файл. Можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов.

Чтобы подписать электронный документ, необходимо:

  • Загрузить в сервис документ, который нужно подписать. Подписать можно файл любого формата до 100 Мб.
  • Выбрать установленный на компьютере сертификат, которым будет подписан документ. Подписать документ в «Контур.Крипто» можно сертификатом, выпущенным любым удостоверяющим центром.
  • Создать файл подписи. После того как вы нажмёте кнопку «Подписать», сервис создаст папку с исходным документом и подпись с таким же именем и расширением .sig. Папка сохранит файл и подпись для него на сервере. Эти документы можно скачать на компьютер пользователя.
  • Послать документ получателю. Можно отправить файл и подпись для него прямо из сервиса. Адресат получит ссылку на документ, сохранённый в «Контур.Крипто».

    Также можно скачать пакет документов на компьютер (исходный документ, файл подписи, сертификат и инструкцию по проверке подписи) и отправить через любой почтовый сервис.

Что учесть при использовании «Контур.Крипто»:

  • В сервисе действует ограничение на вес документа: можно подписать документ до 100 Мб.
  • В сервисе можно создать только отсоединённую подпись.
  • «Контур.Крипто» работает только в Windows.
  • Проверить подпись, созданную в «Контур.Крипто», можно в любой программе, которая работает с отсоединёнными электронными подписями.

Источник: //vc.ru/flood/40861-elektronnyy-dokumentooborot-v-rossii-eto-kogda-ty-raspechatyvaesh-dokumenty-chtoby-podpisat-i-snova-otskanirovat

Глав-книга
Добавить комментарий