Можно ли при требовании объяснительной работодателем написать пояснительную записку?

Как пишется объяснительная записка: правила написания, содержание, образец

Можно ли при требовании объяснительной работодателем написать пояснительную записку?
Проверил юрист: Иванова Мария Сергеевна
Последнее обновление: 15.11.2019

Объяснительная записка на работе – бумага, которая составляется при происшествии. Если человек виновен, его могут уволить, но сначала разбираются в ситуации. Важно правильно составить записку и корректно изложить обстоятельства дела.

Как правильно написать объяснительную? Основные вопросы, которые возникают у работника при составлении документа, следующие:

  1. На чье имя ее составлять. Для ответа на этот вопрос необходимо просмотреть Правила внутреннего трудового распорядка. Они должны быть у каждого работодателя. Обычно там указано, что сотрудник находится в подчинении непосредственного начальника и генерального директора. Бумага пишется на одного из них.

Кроме начальства, никто более не может требовать с работника объяснительной записки, за исключением случаев, когда право требования было делегировано генеральным директором одному сотрудников фирмы или предприятия.

  1. Закон не запрещает писать объяснительную записку собственноручно или на ПК. Но многие работодатели, ссылаясь на службу кадров, требуют только собственноручного исполнения. В случае возникновения спора, рукописный вариант поможет фирме защититься от иска подчиненного. Например, если работник наберет текст на ПК, он может в дальнейшем заявить о том, что его заставили подписать уже готовое изложение, в чужом варианте.

На бумаге обязательно указывается фамилия и инициалы работника, его должность, а также личная подпись, с расшифровкой.

  1. Реквизиты. Закон не предъявляет обязательных требований к форме документа. Следовательно, его составляют произвольно, но с соблюдением правил.

В правой верхней части отражается информация о том, кому адресован документ. Работник указывает, где он трудится, должность, фамилия и полные инициалы.

В центральной части листа формата А4 пишется фраза «Объяснительная записка». После отступа, с новой строки начинается повествование. Оно должно быть лаконичным, но одновременно подробным. Необходимо продумать, как лучше написать.

Для чего пишут объяснительную записку?

Ст. 193 ТК РФ ясно дает понять, что объяснительные записки на имя директора тесно связаны с совершением работником противоправных действий либо невыполнением служебных обязанностей.

Кроме того, человек может быть нарушителем правил внутреннего трудового распорядка на предприятии. В этой ситуации начальник вправе наложить на подчиненного дисциплинарное взыскание. Перед этим он требует от работника разъяснений. И последний обязан написать объяснительную.

Причины, которые побуждают писать записку начальнику, следующие:

  1. Опоздание. Причины этого могут разными: уважительные и неуважительные. Работник в записке должен четко рассказать, по какой причине он не пришел вовремя. На основе его рассказа начальник делает выводы о том, были ли причины уважительными.
  2. Работник не выполняет служебные обязанности или трудится, но не в полном объеме.
  3. Прогул.
  4. Получение человеком травм на производстве, во время рабочего процесса, по собственной халатности.
  5. Невыполнение поручения, данного ему начальником.
  6. Нахождение на работе в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.
  7. Нарушение правил техники безопасности и т.д.

Виды и форма объяснительных записок

Объяснение в письменном виде работодатели требуют в случае, если нужно доказать уважительные причины произошедшего. Перед тем, как применить к сотруднику меры дисциплинарного взыскания, нужно разобраться в причинах проступка.

Как написать объяснительную? Каждый подобный документ должен содержать информацию о том, что произошло. Если вины сотрудника в его действиях нет, работодатель должен четко это понимать.

Виды записок зависят от проступка. Различают:

  • о невыполнении служебных обязанностей;
  • о невыходе на место трудовой деятельности;
  • о несвоевременном предоставлении документов;
  • об отсутствии на рабочем месте;
  • о невыполнении плана продажи и т.д.

записки зависит от направления деятельности фирмы, вида проступка подчиненного.

В записку обязательно включаются реквизиты:

  • название предприятия, где трудится человек;
  • адресат, которым выступает руководитель фирмы;
  • сам сотрудник;
  • название документа;
  • регистрационный №;
  • текст;
  • день написания;
  • подпись провинившегося сотрудника.

По итогам рассмотрения фактических обстоятельств, изложенных в документе, записки делятся на оправдательные и объяснительные.

  1. Оправдательный документ содержит причины, которые привели работника к неверным действиям или, наоборот, к бездействию.
  2. Объяснительный: сотрудник поясняет действия других лиц, а также собственные, указывая на факты, которые привели к конкретной ситуации, они произошли помимо его желания.

Сроки написания объяснительной записки

На написание объяснительной по ст. 193 ТК РФ дается два дня. При этом учитывается график работы сотрудника.

Объяснение пишется в ситуации, если сотруднику был предоставлен акт или другой документ о совершенном сотрудником нарушении. Либо поступила просьба в письменном виде от руководства с описанием причин совершенного проступка.

Гражданин может потребовать заверенную копию объяснительной. Работодатель обязан отдать ее.

Юридическая сила объяснительной записки

Работодателю необходимо принять обоснованное решение о степени виновности сотрудника, получить объяснение в письменном виде. А также провести служебное расследование. Начальник требует изложить обстоятельства рассматриваемого дела на бумаге.

Как писать объяснительную записку? Документ выступает основой для принятия правового решения, так как позволяет:

  • оценить ситуацию, полно и всестороннее;
  • выявить тех, кто виновен в правонарушении;
  • принять меры по предупреждению ситуации в дальнейшем;
  • купировать трудовые споры;
  • наказать или отменить санкции в отношении виновного человека.

Как грамотно написать объяснительную? Чтобы документ обрел статус юридически грамотного, необходимо соблюсти все формальности. Тем не менее, записка имеет исключительно информационный, но не доказательственный характер.

Как правильно написать объяснительную записку?

Как пишется объяснительная? Строгие правила ее составления отсутствуют. Но на практике в записке указываются реквизиты. Если какой-нибудь из них отсутствует, то работника заставят переписать документ. В качестве обязательных пунктов выступают:

  • наименование фирмы;
  • фамилия, имя, отчество руководителя;
  • сотрудник и его данные;
  • как называется документ;
  • регистрационный №;
  • изложение фактических обстоятельств дела;
  • дата написания;
  • подпись провинившегося сотрудника.

СПРАВКА: как написать объяснительную на работе? Текст бумаги должен быть официально-деловым. Работник не должен выражать в нем эмоции, а также использовать бытовые выражения.

Объяснительная в школу

Ребенок может отсутствовать на уроке или в школе по семейным и иным обстоятельствам. Администрация учебного заведения в лице классного руководителя требует объяснительной записки от законных представителей несовершеннолетнего.

Объяснительная в школу – где взять образец и как написать? В этом документе нет ничего сложного, пишется на обычном листе, вверху прописывается адресат, в середине – слова «объяснительная записка». Самое главное – отразить причины отсутствия ребенка в школе, а также подписать бумагу с расшифровкой. Поставить дату написания.

Объяснительная в институт

Составляется по аналогии со школой. Если у абитуриента требуют объяснения по поводу того, почему он не посетил занятие либо повел себя неподобающим образом, родители должны написать заявление. Если студенту исполнилось 18 лет, он дееспособен, то объяснять причины своего поведения будет он сам.

Объяснительная в полицию

Гражданин имеет право ничего не объяснять полиции. В ситуации с правоохранительными органами даются объяснения по повестке (ст. 211, ч. 2).

В ней указывается, в рамках какого дела вызван человек в отделение полиции и в качестве кого. Кроме того, указаны последствия неявки без причин, которые покажутся сотрудникам органов уважительными.

Остальные объяснения вне определенной категории дел гражданин имеет право не давать!

Объяснительная на работу

Образцов объяснительных на работу и указаний на то, как их писать, много в интернете. Работодатель имеет право потребовать от подчиненного объяснений по поводу происшествия на предприятии. Вариантов много: авария, опоздание, прогул, состояние алкогольного опьянения.

На написание записки человеку дается 2 дня. Документ пишется от руки. В законе нет прямого запрета на его составление на ПК, но работодатели предпочитают брать от сотрудников рукописный вариант. В записке должны быть отражены фактические обстоятельства дела, а также обязательные реквизиты.

Что будет, если отказаться писать объяснительную на работе?

Сотрудник не может отказать работодателю в составлении объяснительной записки. Если работник затрудняется с написанием, то работодатель обязан показать примеры объяснительных записок и объяснить ему порядок составления документа.

Закон дает сотруднику 2 дня для оформления записки. Если сотрудник принципиально не хочет давать объяснения начальнику, то составляется акт об отказе. На его основе применяется мера дисциплинарного взыскания.

объяснительной записки на работу

Бланк объяснений обстоятельств дела дает работодатель. Записка оформляется на листе формата А4. Некоторые предприятия используют специальную форму, которая утверждена приказом от 2007 года N25. Она носит рекомендательный характер. Не все фирмы ее придерживаются: это не запрещено законом. Поэтому законодатель дает выбор работодателю: использовать установленную или произвольную форму.

Вне зависимости от образца объяснительной записки на работе, структурно она состоит из нескольких частей:

  • фактическая: указание на факты ситуации;
  • причинная: указание на то, почему ситуация произошла.

Каждая из частей лаконично описывает существующую ситуацию.

СПРАВКА: в отличие от докладной записки, в объяснительной отсутствует часть с выводами сотрудника, а также его предложениями по текущей ситуации.

Требования к объяснительной записке на работу

Как писать объяснительную записку? Документ во всех ситуациях составляется в письменной форме. Для написания берется листок формата А4. Текст документа – лаконичный и четкий.

В записке обязательно указывается адресат и тот, кто ее пишет. Фактические обстоятельства дела, указанные в ней, подписываются сотрудником.

Особенности написания и предоставления объяснительной записки на работу

ТК РФ не прописывает, что такое объяснительная записка. На предприятиях, как государственной, так и частной формы собственности, этот документ в случае провинности сотрудника оформляется чаще всего.

Во многих случаях оформления требует руководитель сотрудника, который провинился.

Объяснительная записка – это документация ненормативного характера. Она носит информативный характер, так как разъясняет условия и причины, по которым человек совершил определенные действия, а также раскрывает их причины.

Пример объяснительной записки на работу

Образец объяснительной записки выглядит следующим образом:

Заказать бесплатную консультацию юриста

Источник: https://urist-bogatyr.ru/article-item/kak-napisat-obyasnitelnuyu-zapisku/

Объяснительная на работу

Можно ли при требовании объяснительной работодателем написать пояснительную записку?

За ненадлежащее исполнение работником своих обязанностей и нарушения рабочего режима работодатель вправе применять дисциплинарные взыскания.

С документами, в которых содержатся правила трудового распорядка и его должностные обязанности, работник знакомится при приеме на работу. Подтверждением ознакомления является его подпись.

При нарушении указанных правил работник должен составить объяснительную для работодателя.

Когда пишется объяснительная на работе

За какие проступки от работника потребуется объяснительная по факту выявленных нарушений?

  • Если работник нарушил требования трудового законодательства, положений, приказов работодателя;
  • Не выполнил или некачественно выполнил рабочее задание;
  • Работнику понадобится объяснительная, почему опоздал на работу, или не явился вовсе, т.к. это является нарушением трудовой дисциплины;
  • В случае, если работник вел себя грубо и невежливо по отношению к клиентам или коллегам и т.д.

Не всегда работника спасет оперативно предоставленная объяснительная на имя директора. Работодатель может сделать замечание, объявить работнику выговор. Самым серьезным взысканием является увольнение.

Так в каких случаях пишется объяснительная на работе? Если работник совершил дисциплинарный поступок – допустил серьезную ошибку при выполнении трудовых обязанностей, опоздал или вовсе не вышел на работу, получил жалобу от клиента, т.е. при любом нарушении трудовой дисциплины.

Объяснительная записка на работу – только один из документов, который потребуется заполнить.

Факт нарушения дисциплины обязательно должен быть подтвержден документально (если у работодателя на руках объяснительная директору – это еще не все необходимые документы).

Для этих целей в присутствии как минимум двух свидетелей составляется акт о совершенном нарушении, пишется служебная записка. Кроме того, виновность работника могут подтверждать жалобы клиентов.

Работодателю необходимо письменно запросить у работника объяснения по факту нарушения. Так у работодателя будет подтверждение того, что объяснительная на работу была затребована, а значит, работодатель соблюдал необходимый порядок применения взысканий.

После запроса объяснений у работника есть два дня, чтобы предоставить их (ст. 193 ТК РФ).

Отсутствие объяснений со стороны работника не является препятствием для применения взыскания, а вот объяснительная записка (об опоздании на работу, например) может помочь реабилитироваться в глазах работодателя.

Какие причины при нарушении дисциплины считаются уважительными?

Информации о том, какие причины считаются уважительными, в Трудовом Кодексе вы найти не сможете. В каждом конкретном случае работодатель самостоятельно решает, считать ли причину, которую содержит объяснительная за прогул или, например, за опоздание, уважительной.

В целом, уважительными считаются причины, которые объективно мешали работнику исполнить трудовые обязанности.

Например, объяснительная по поводу опоздания на работу, полученная от работника, сообщает работодателю о том, что работник не смог вовремя прийти на работу по причине того, что попал в ДТП.

Данные о случившемся происшествии, которые содержит объяснительная записка директору, являются достоверными и подтвержденными документом из ГИБДД. Такая причина, безусловно, является уважительной для опоздания.

А если объяснительная за опоздание объясняет отсутствие работника в положенное время не самыми объективными причинами (проспал, забыл и т.п.).

Работодатель вправе решить самостоятельно, считать ли их весомыми.

Как правильно должна быть составлена объяснительная, чтобы работодатель признал причину отсутствия работника или его ошибки при выполнении трудовых обязанностей уважительными, мы разберем ниже.

Как правильно пишется объяснительная?

Объяснительная не имеет утвержденной формы или образца, не имеет как таковых обязательных реквизитов. В компании может быть разработан для заполнения свой шаблон, однако это скорее исключение.

Объяснительная записка – это документ, который оформляется сотрудником самостоятельно, в свободной форме. В записке работник излагает обстоятельства, которые послужили причиной для совершения проступка.

Прежде, чем говорить, как правильно пишется объяснительная (образец записки приведем в конце статьи), важно правильно озаглавить составляемый документ.

Он должен отражать причину, по которой составляется документ, например, «Объяснительная (опоздание на работу)».

При этом не стоит называть документ «Разъяснения» или «Пояснения», «Пояснительная записка», лучше применять общепринятое название «Объяснительная» или «Объяснительная записка».

Объяснительная о невыходе на работу должна содержать подробное изложение обстоятельств, которые послужили причиной невыхода. Работнику стоит помнить, что прогул может грозить увольнением. От того, как будет составлена объяснительная за прогул на работе (образец такой объяснительной вы найдете ниже), зависит его дальнейшая работа в этой компании.

Поможет ли при прогуле объяснительная? ТК РФ говорит нам о том, что в случае отсутствия работника по уважительным причинам, применять дисциплинарное взыскание работодатель не должен. Решать вопрос о том, являются ли причины отсутствия уважительными, работодатель будет в первую очередь по объяснительной записке работника.

Например, работнику требуется объяснительная – проспал на работу. Если у работника нет объективных уважительных причин, которые можно указать в объяснительной записке, лучше быть честным и не обманывать работодателя, сославшись на то, что такое произошло впервые и далее не повторится.

Ниже приведен пример объяснительной записки об опоздании на работу. Обратите внимание, несмотря на то, что объяснительная должна быть обстоятельной, не стоит делать текст слишком объемным, с подробным изложением произошедших событий. Объяснительная должна содержать емкое изложение фактов, которые привели к совершению проступка.

Объяснительная записка (образец) об ошибке в работе должна содержать краткий анализ произошедшей ситуации, признание своей вины. В документе необходимо указать, что ошибка была допущена непреднамеренно. Если у работника были награды и поощрения, стоит упомянуть об этом в тексте. Не стоит перекладывать вину за проступок на других людей. Даже если вы допустили ошибку, стоит признать ее.

Если вам необходим образец объяснительной записки о неисполнении трудовых обязанностей – не обязательно искать документ с объяснениями именно этого проступка. Структура, содержание объяснительной записки будут примерно одинаковыми. Так, приведенный ниже пример объяснительной записки об ошибке в работе содержит изложение сути ошибки, причин ее возникновения и признание своей вины.

Объяснительные могут запрашиваться и по другим поводам, например, объяснительная об утере пропуска понадобится сотруднику, чтобы получить новый пропускной документ. Здесь следует изложить обстоятельства, при которых пропуск был утрачен (например, где-то был забыт, похищен и т.п.).

Ниже представлен образец объяснительной записки об опоздании на работу. Прежде, чем составлять собственный документ, внимательно ознакомьтесь с представленными образцами. Это поможет вам сэкономить время и сделать документ более емким.

Источник: https://spmag.ru/articles/obyasnitelnaya-na-rabotu

Что делать, если требуют объяснительную на работе

Можно ли при требовании объяснительной работодателем написать пояснительную записку?

То и дело промелькивают посты про то, что работодатель сатанеет и просит объяснительные за опоздания, за что-то украденное или другие рядовые моменты.

Сам когда-то с этим сталкивался, работая в банке, которого ныне не существует, потому, исходя из практической волокиты даю краткий экскурс.

К слову, в этом банке меня не просто просили писать объяснительные, а хотели уволить, что на протяжении 4 месяцев было безуспешным занятием, причем это была не какая-то точка в каком-нибудь ТЦ, где выдают кредиты, а центральное отделение моего региона в офисе.

В итоге, я ушел, когда мне это было выгодно, да ещё и с рекомендательным письмом от лица, состоящего в совете директоров банка.Так вот, предисловие пройдено, теперь пора перейти к закону, который регулирует сии правоотношения – 193 ТК РФ. Знакомимся:

http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/43ed606…

По нему что либо расписывать смысла нет, всё и так предельно ясно написано, лучше пройдемся по нюансам.

1) Кто царь?!Начнем с правомерного источника, требующего с вас объяснительную записку – им может быть непосредственный работодатель, либо лицо, на которого возложены данные обязанности.

На практике – это гендиректор, либо лицо, которое имеет право подписи в организации (как правило могут быть главбухи, СБ, замы), помимо этого, в их должностных обязанностях должны быть прописаны соответствующие полномочия. Их можно просмотреть в корпоративных документах, данная информация обязана быть открытой.

Всё это сводится к тому, что, например, ваш непосредственный руководитель(или HR), первое звено в средней цепочке, скорее всего не имеет на это полномочий, а соответственно и законной силы.2) Без бумажки ты — букашка, а с бумажкой — человек.

И, если в первом пункте поста, как правило, всегда придерживаются всех норм, то этом пункте идёт резкая просадка. Обычно происходит следующим образом – случился какой-то косяк и со всех поголовно требуют объяснений, что, в принципе логично, но пропуская процессуальные нормы.

Дело в том, что требовать объяснительную можно только посредством ознакомления с докладной запиской. Выглядеть она должна по ГОСТу: кому была изначальна направлена(лицу, в чьих полномочиях требовать объяснительную), что именно произошло, какие меры надо принять в связи с происшествием, дата и подпись палача/стукача.

Как пример, вот правильно оформленная докладная:

Если же произошла какая-либо кража или поломка, которую начальство хочет повесить на сотрудников – составляется акт о проведении служебного расследования в составе, как минимум, 3 человек. Акты носят более вольный характер, потому пример приводить бессмысленно. Главное знать – с этими документами вас должны ознакомить и обязательно требовать, чтоб под подпись и с получением дубликата.

3) Казнить, нельзя помиловать.

Надо понять, что писать объяснительную никто не требует, можно просто отказаться, главное понять, что за этим последует. Комиссия, проводящая служебное расследование, зафиксирует отказ и это будет законным поводом повесить всё на вас, если не найдётся другой крайний. И её решение можно будет только в суде обжаловать. Вот такая “она” – презумпция невиновности.

4) Истёк срок давности.Как и в любом процессе, законами установлены сроки.Для работника – 2 рабочих дня написать объяснительную, даже если её требуют со всеми нарушениями (об этом ниже напишу). Также надо понимать, что срок начинается следующим днём, т.е.

если с вас затребовали объяснительную 3 числа, то крайний срок сдачи – 5-ое число.

Если же работодатель намеренно уклоняется принимать объяснительную(и такое бывает, например закрыло свой кабинет и ушло, а ваш рабочий день закончен) – летим в ближайшее отделение почты и отправляем заказным письмом, главное – зафиксировать дату отправки.

Для работодателя – 30 дней с момента обнаружения инцидента. Если же какой-либо из сотрудников находится в отпуске или заболел, этот срок период не входит и срок запроса объяснительный продлевается. По истечении же – смотри пункт 3.

5) Мыло.

Иногда сотрудников просят оформить объяснительную на рабочую почту. Тут следует помнить следующее – она не несёт юридического подкрепления, если производится без личной электронной подписи. Если же есть – то она равноценна письменной.

6) Я ни я и хата не моя.Бывают случаи, что вы водитель грузовика и никогда не были в офисе, а с вас требуют объяснительную по поводу кражи пароля от порнохаба у гендиректора. Скажите, что у каждого сотрудника есть свои полномочия, доступ и зона ответственности? Абсурд, может быть, но откажетесь писать – смотри пункт 3.Итог: и рыбку съесть, и….

Теперь вы знаете, хотя бы поверхностно, основные нюансы и во всеоружии. Можно переходить к самой цели – написании докладной. Тут, как в поговорке, “хороший понт – дороже денег”. Если работодатель намерено хочет вас к чему-либо подвести, то, собственно, для таких случаев и пишется мой пост.

Последовательность действий – принимаем информацию, неважно, как с ней ознакомили и в вашей ли зоне ответственности, после чего оповещаем, что нужно подумать, вспомнить, обдумать, поразмыслить над ситуацией и имеете право на это пару рабочих дней. О нарушениях ни коем разе не высказываемся! Залог победы – измотать противника перед реальным боем или отвлечь.

За эти пару дней работодатель либо предпримет действия, которые будут подкреплять его намерения, либо наоборот расслабится, пыл спадёт, что даст неоспоримое преимущество. Если же вы поняли, что придётся именно конфликтовать и отстаивать свои права, то пишем примерно следующее, в зависимости от нарушений.

“Я такой то такой был извещён в устной форме о таком-то происшествии, ничего про это не знаю.

То-то то-то не находится в моей зоне ответственности и доступ я туда не имею, не понимаю зачем вообще меня опрашивают в связи с этими обстоятельствами? Также требование было от такого-то такого-то сотрудника, который не имеет на это полномочий, в связи с чем он превышает свои должностные обязанности по отношению ко мне? Помимо этого со дня происшествия прошло более 30 дней и почему вообще с меня требуют объяснительную записку, когда законные сроки на это истекли? Требую в письменной форме ответить на все мои вопросы, помимо этого под роспись меня ознакомить с докладной запиской с выдачей дубликата.” Не забудьте составить в 2 экземплярах и потребовать, чтобы в вашем экземпляре расписались. Соответственно отдавать только под роспись, если откажутся – заснять на телефон. Обязательно сфотографировать обе объяснительных заранее, если видеофиксацию нет возможности совершить.

Последствия: многие думают, что конфликтовать или отстаивать свои права в организациях – прямой путь к увольнению, на практике же всё иначе, по крайней мере я говорю со своего седла.

Если же в одном месте, который я приводил в самом начале, меня хотели намерено уволить – им просто это не удалось сделать и после такой моей объяснительной спустя пару дней мне предложили вполне хорошее выходное пособие, рекомендательной письмо от работодателя, красную дорожку на выход и прочие регалии, то на текущем месте работы я тоже конфликтовал, тоже писал подобную объяснительную и ни разу не был лишён премии. Мало того, это никак не отразилось в моём карьерном росте в компании. Да, есть люди, которые меня по этому поводу недолюбливают или не разговаривают, странно относятся, косятся, как только мои интересы совпадают в общих зонах ответственности или вопросах, зато по любому конфликтному вопросу со мной стараются не связываться и я с этого получаю много дополнительных плюшек. Спросите почему? Всё дело в судебной практике – порядка 95% споров между работодателями и сотрудниками выигрывают последние.

Источник: https://pikabu.ru/story/chto_delat_esli_trebuyut_obyasnitelnuyu_na_rabote_5792243

Объяснительная записка

Можно ли при требовании объяснительной работодателем написать пояснительную записку?

Письменное предоставление объяснений становится обязательным только в ряде случаев. Самое распространенное – при оценке уважительности причин дисциплинарного проступка работника (нарушения работником трудовых, должностных обязанностей).

Этого требует процедура наложения дисциплинарного взыскания по ст. 193 Трудового кодекса (далее – ТК РФ), которое может вылиться не только в замечание или выговор, но и в увольнение. Все зависит от обстоятельств, в которых и нужно разобраться.

Объяснительная записка в этом случае документирует, доносит до руководства позицию работника, его видение ситуации, его аргументы.

Фрагмент документа

Показать

Трудовой кодекс РФ. Статья 193 «Порядок применения дисциплинарных взысканий»

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.

Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

Но объяснительные могут составляться и по другим причинам, хотя при этом сохраняется аспект «необходимости оправдаться» (ведь в остальных случаях используются служебные и докладные записки). Например, в ходе расследования обстоятельств причинения ущерба имуществу работодателя и определения его размера по ст. 247 ТК РФ.

См. также образец требования о даче письменных объяснений в статье «Подложные документы для приема на работу»

Затребование письменных объяснений

Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде.

В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1).

Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование», потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что нужно «затребовать» письменное объяснение1.

Уведомление по смыслу имеет другой оттенок – происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо – исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.

Следует помнить, что «дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка» (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.

От даты требования отсчитывается другой срок – 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения.

Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).

Пример 1

Письменное требование объяснений у работника

Показать

Пример 2

Текст требования объяснений у работника о причинах отсутствия на работе и подпись

Показать

Теперь поясним, как рассчитать 2-дневный срок, отведенный статьей 193 ТК РФ для дачи письменных объяснений:

Пример 3

Расчет срока для дачи письменного объяснения причин дисциплинарного проступка

Показать

Источник: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=16736

Объяснительные записки работника организации – предназначение, правила написания, сроки подачи, основные особенности и нюансы составления + 3 основных типа объяснительных

Можно ли при требовании объяснительной работодателем написать пояснительную записку?

Объяснительная записка является одним из наиболее важных документов, которые составляются в процессе выполнения производственных обязанностей. Данный документ предназначен для того, чтобы сотрудник в официальной форме мог предоставить объяснения какой-либо нестандартной ситуации, допущенной на рабочем месте, либо нарушения.

Хотя пояснительная записка и не является строгим документом, то есть она может быть написана в произвольной форме, но все же она имеет некоторые обязательные моменты и пункты, которые должны быть указаны для того, чтобы данная бумага была признана в качестве официального документа.Именно поэтому стоит хотя бы знать основные правила написания документа и требования, предъявляемые к нему, чтобы не допустить ошибок при составлении бумаги.

Объяснительная записка является неотъемлемой составляющей при фиксации любого нарушения на рабочем месте. Причем если в некоторых случаях это может быть вовсе не принципиально (достаточно фиксации со стороны работодателя), то во многих ситуациях все же без этого документа не обойтись.

Для многих контролирующих органов наличие объяснительной является обязательным моментов при проверке наличия документов в каждой конкретной ситуации. Но все же иногда можно допустить и ее отсутствие, если данная необходимость отсутствует либо же если работодатель по объективным причинам не может этого сделать (лежит в больнице).

Основным предназначением объяснительной записки является пояснение какого-либо нарушения, произошедшего на рабочем месте. Законодательно предусматривается, что человек может объяснить любой свой проступок. Ситуации бывают самыми нестандартными и поэтому в любой ситуации нужно предоставить человеку право изложить свою точку зрения.

Человеку также рекомендуется в подобной ситуации не пренебрегать предоставленной возможностью, а подробно изложить все обстоятельства спорной ситуации производственного процесса.

Иногда пояснительная записка может быть самой обыкновенной формальностью, которую работодатель обязан соблюдать. Но иногда это может быть действительно важный момент для того, чтобы разобраться в сути правонарушения.

Особенно это касается моментов, когда нарушение было допущено именно в ходе рабочего процесса (при заполнении документов, при производстве продукции, несоблюдение техники безопасности).

В такой ситуации объяснительная записка работника может помочь в дальнейшем не допустить подобных неприятностей, просто устранив провоцирующие факторы.

Правила написания

По сути объяснительная записка не имеет каких-либо существенных требований к написанию. Но при этом необходимо все же соблюдать некоторые основные требования для того, чтобы в дальнейшем документ был принят в качестве подтверждающего факта и имел какую-либо юридическую силу. Так при написании объяснительных необходимо соблюдать следующие основные моменты:

  • обязательное указание всех необходимых существенных условий и реквизитов. К таковым относятся: обязательное указание сторон спора (руководитель и работник), дата написания, факт нарушения, подпись работника, подробное изложение ситуации и пояснения сотрудника;
  • под указанием сторон подразумевается уточнение не только ФИО, но и должности работника и руководителя;
  • практически всегда пояснительную записку необходимо писать на руководителя предприятия, а не на непосредственного начальника подразделения, где работник работает либо где было допущено нарушение;
  • в объяснительной должна быть четко изложена ситуация и пояснения к ней, но при этом необходимо избегать каких-либо отступлений, личных рассуждений – ситуация должна быть изложена по сути;
  • по возможности необходимо предоставить все подтверждающие документы. Если работодатель хочет подойти к вопросу максимально ответственно, то при опоздании на работу можно взять выписку с сайта о том, что на дорогах были сильные заносы.

Каким бы не казалось неуместным пояснение и подтверждение, но лучше предоставить его, чем не пояснить ситуацию вовсе никак.

В некоторых случаях и вовсе можно предоставить вполне официальный документ, когда, к примеру, сотрудник опоздал на работу потому что был на приеме у врача либо присутствовал у следователя в качестве свидетеля.

В таком случае работник мог просто не успеть предупредить об этом работодателя, который уже составил протокол.

В таком случае нужно уточнить данный момент в объяснительной записки и нарушение не будет считаться таковым.

Но при этом важно помнить, что любая, даже самая незначительная бумага, предоставляемая вместе с объяснительной запиской, должна быть зафиксирована. То есть в объяснительной делается специальная пометка о том, какой именно документ прилагается в качестве подтверждения.

По возможности также стоит уточнить регистрационный номер документа и дату его выдачи, если это официальная бумага.

Обычно упоминание о подтверждающем документе может быть сделано по тексту (к примеру, отсутствие в связи с болезнью ребенка и в скобках уточнить факт предоставления справки из больницы) либо в самом конце можно выделить отдельный пункт с перечислением всех документов, которые дополнительно предоставляются.

Сама пояснительная записка не имеет какой-то строгой структуры и поэтому может заполняться в абсолютно произвольной форме. Главное при этом – указать все необходимые моменты и пункты. Отличаться бумаги будут лишь основными причинами и конечно же пояснениями по этому поводу.

При предоставлении пояснений очень важно придерживаться именно золотой середины. То есть объяснения ситуации должны быть максимально полными и развернутыми, но при этом важно также не вдаваться в личные рассуждения, домыслы и предыстории. Пояснения должны быть изложены максимально по делу.

Кроме того, в любом случае, независимо от возникшей ситуации, объяснительная записка должна быть написана исключительно деловым языком и содержать только важные факты, имеющие отношение к факту нарушения.

Сроки написания

Обычно объяснительная записка должна быть написана непосредственно сразу же после того как было зафиксировано нарушение, но в некоторых ситуациях возможна и отсрочка. К примеру, если факт нарушения руководство обнаружило в тот момент, когда работник был в отпуске либо на больничном.

Если конечно же это грубое нарушение, то работодатель имеет право в срочном порядке вызвать работника на работу и потребовать объяснений незамедлительно. Но не всегда (в случае больничного) это возможно. Кроме того, есть не грубые нарушения, которые не требуют столь принципиальных и кардинальных мер.

В таком случае работник имеет полное право написать объяснительную в тот момент, когда он сможет присутствовать на рабочем месте.

То же самое отдельным пунктом выделено и в регламентировании ситуации по поводу пребывания на работе в пьяном виде. В таком случае в идеале работник пишет объяснительную сразу.

Но если он это сделать не в состоянии, то его отстраняют от работы и все пояснения он предоставляет уже в тот момент, когда сможет появиться на рабочем месте.

При этом данный факт работает против сотрудника, так как факт не написания пояснительной записки сразу будет зафиксирован в протоколе, что в дальнейшем может сыграть против самого работника.

В идеале предоставлять все необходимые пояснения сразу же после того как нарушение было зафиксировано руководством.

Типы объяснительных

По факту объяснительные записки очень схожи между собой по манере написания, предъявляемым к ним требованиям. Отличаются они только ситуациями, по поводу которых должны предоставляться пояснения. Именно по типу возможного нарушения объяснительные можно классифицировать на 3 основные типа, которые чаще всего встречаются в работе:

  1. По факту дисциплинарных нарушений. Это могут быть объяснительные записки из-за опоздания на работу, нарушения каких-либо требований трудового распорядка (при этом это может быть что-угодно, предусмотренное трудовым соглашением и прочими внутренними инструкциями, которые подписывал работник). В данной ситуации работник может изложить подробно свое видение ситуации, но при этом стоит также придерживаться исключительно деловой формы (достаточно просто написать, что задержался на свадьбе друга, никаких других особенностей праздника указывать не нужно!).
  2. За грубое нарушение. В этом ситуации обычно все же не достаточно просто объяснить свое поведение – необходимо предоставить пояснительный документ. К грубым нарушениям относятся прогулы, пьянство на рабочем месте. В данной ситуации оправданием может являться только какой-либо документ, способный оправдать подобные деяния (к примеру, справка из больницы, подтверждающая факт госпитализации близкого родственника). За подобные нарушения вполне допускается увольнение в тот же день (в день фиксирования нарушения), поэтому к составлению объяснительной записки нужно подойти максимально ответственно, так как именно от этого в дальнейшем и будут зависеть действия работодателя.
  3. За некорректное выполнение своих служебных обязанностей. В таком случае зачастую объяснительные записки требуют даже не руководители предприятия, а контролирующие органы, пришедшие с проверкой и выявившие факт нарушения. В данной ситуации необходимо очень четко объяснить причины возникшей ситуации (к примеру, неработающие компьютерные программы). Также можно изложить перечень действий, которые уже были предприняты для устранения негативных последствий ситуации. При этом в идеале перечислять максимально те причины, наличие которых можно будет в дальнейшем проверить.

Итак, образец написания объяснительной по факту будет стандартным – изменяются только обстоятельства нарушения и основные объяснения, предоставляемые по этому вопросу.

В любом случае, человек имеет полное право изложить ситуацию так как он ее видит и работодатель не имеет право не принять от него объяснительную записку лишь потому, что она написана не деловым языком.

При этом важно знать какие именно реквизиты должны быть указаны в документе – без их указания руководитель как раз имеет право не принять документ и заставить сотрудника переписать его в соответствии со всеми требованиями документооборота.

Если говорить о строгих требованиях к написанию документа, то они могут предъявляться лишь в том случае, если пояснительная записка предоставляется в контролирующие органы.

В данном случае работник должен писать строго деловым языком с изложением по сути всех фактов и обстоятельств дела, он не имеет права отступать от сути ситуации (особенно если объяснительную записку пишет руководитель организации и предоставляет пояснения от лица всей организации).

В таком случае руководитель пишет в максимально деловой форме и предоставляет дополнительно пакет документов, подтверждающих его слова.

Кроме того, в таком случае опись документов указывается исключительно в конце пояснительной записки, перечисляются все документы с указанием их регистрационных номеров, а также в конце ставится печать предприятия (но это лишь в том случае, если дается ответ на официальный запрос пояснений). В других ситуациях работодатель обычно не предоставляет какую-либо документацию предприятия и ограничивается только своими личными пояснениями по данному делу.

Нюансы написания

Многие работники ошибочно полагают, что при предоставлении объяснительной записки они допускают серьезную ошибку так как таким образом они признают за собой нарушения и подтверждают за собой вину. На самом деле это вовсе не так и допущенное нарушение в любом случае должно иметь какие-либо официальные пояснения.

Кроме того, если работник не предоставляет никаких документальных объяснений и это фиксируется в личном деле, то это как раз будет больше негативным моментом (как в случае пребывания в нетрезвом состоянии на рабочем месте – если работник сразу не предоставит объяснительную записку, то данный момент в обязательном порядке фиксируется в деле, где задокументировано само нарушение.

В некоторых случаях может потребоваться объяснительная одновременно от нескольких сотрудников по факту одного и того же нарушения (распитие спиртного коллективно, допущение ошибок в работе).

В таком случае объяснительная пишется не одна на всех, а каждый сотрудник пишет отдельно от своего имени документ.

Кстати, это является дополнительной возможностью установить истину, так как работодатель может состыковать пояснения всех сотрудников и определить, есть ли схожесть между ними.

Независимо от того, по какому факту предоставляется объяснительная записка, в обязательном порядке она пишется только вручную. Не допускается ее набор на компьютере.

Кроме того, даже если бумага должна подаваться руководителем предприятия в контролирующие органы, то не допускается ее написание на фирменном бланке.

Исключение составляют лишь те случаи, когда государственное учреждение направляет официальный письменный запрос с требованием предоставить разъяснения по какому-либо факту.

Наличие пояснительной записки в некоторых ситуациях – обязательное требование. Особенно если речь идет о грубых нарушениях, за которые работник был уволен.

В таком случае его объяснительная записка в обязательном порядке должна быть приложена к делу.

Если она отсутствует, то данное обстоятельство необходимо обязательно запротоколировать в присутствии комиссии, составившей акт, на основании которого осуществляется увольнение.

Заключение

Итак, объяснительная записка является важным документом, который должен присутствовать при протоколировании каких-либо нарушений в процессе выполнения производственных обязанностей.

Хотя данный документ работник и имеет право не предоставить работодателю, но все же в большинстве случаев никто не отказывается от написания бумаги, так как таким образом появляется возможность пояснить любую спорную ситуацию.

Кроме того, там можно подробно уточнить и все факторы, подтверждающие правоту работника.

Именно поэтому так важно знать как правильно должен заполняться данный документ и на что стоит обратить внимание при его заполнении. Если четко понимать виды пояснительных записок и нюансы их написания, то в дальнейшем можно избежать дисциплинарных взысканий и даже увольнения.

Работодателю также важно знать основные моменты в данном вопросе, чтобы знать на что обратить внимание, а также как помочь сотруднику написать документ правильно, ведь контролирующие органы при проверки могут обратить внимание и на этот момент.

В таком случае объяснять спорные моменты ситуации придется уже руководителю предприятия.

Источник: https://www.finanbi.ru/obyasnitelnaya-zapiska-39

Глав-книга
Добавить комментарий