Командировки отчетные документы

Отчетные документы для командировочных

Командировки отчетные документы

Командировка – это поездка сотрудника по распоряжению его работодателя, связанная с решением каких-либо производственных вопросов в другой местности.

В процессе командировки сотрудник несет определенные расходы, которые работодатель оплачивает при наличии необходимых подтверждающих документов.

Наша статья расскажет, какие отчетные документы за проживание в командировке предоставляются работником для подтверждения и возмещения его расходов.

Отчетные документы по командировке

Организация самостоятельно определяет порядок возмещения командировочных расходов своим сотрудникам, прописывая его в локальном акте, но на основании действующего законодательства РФ (ст. 168 ТК РФ). Это относится и к требованиям по документальному подтверждению затрат на проживание командированных сотрудников.

Перед командировкой сотрудник получает авансом в кассе предприятия необходимую для поездки сумму денежных средств – командировочные расходы. Они включают: оплату проезда к месту командировки и обратно, стоимость жилья для командированного сотрудника, суточные, а также это могут быть любые другие расходы, дополнительно согласованные с работодателем.

Выполнив задание и вернувшись обратно, сотрудник в течение 3-х рабочих дней должен подготовить авансовый отчет и приложить к нему все необходимые отчетные документы для командировочных, подтверждающие проживание в месте командировки, проезд и прочие расходы, понесенные в связи с производственной поездкой (п.

26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). В авансовом отчете, в том числе, указывается: Ф.И.О.

сотрудника, дата выдачи и сумма полученного им аванса на командировку, сумма средств, фактически потраченных сотрудником, перечень всех документов, подтверждающих произведенные в период командировки расходы.

С 2015 года не требуется оформление командировочных удостоверений. Теперь срок фактического нахождения сотрудника в командировке, как правило, определяется на основе проездных документов (в том числе электронных) на поезд, самолет, автобус и прочие виды транспорта.

Если билеты по какой-либо причине отсутствуют (например, утеряны), то период нахождения сотрудника в командировке рассчитывается на основе документов, подтверждающих наем жилья в месте ее проведения (п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.

2008 № 749).

Отчетные документы за проживание в гостинице

Когда командированный сотрудник снимает гостиничный номер, оплата гостиницы в командировке должна подтверждаться кассовым чеком или иным документом, оформленным на бланке строгой отчетности (п. 28 Правил, утв.

Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085). Кроме этого, в качестве отчетного документа за проживание в гостинице, необходимо приложить договор об оказании гостиничных услуг, заключенный сотрудником.

В договоре обязательно должна присутствовать следующая информация:

  • наименование организации (или ИП), оказывающей гостиничные услуги, сведения о госрегистрации,
  • данные получателя услуг гостиницы – Ф.И.О. командированного сотрудника,
  • сведения о гостиничном номере и его стоимость,
  • период проживания сотрудника в гостинице,
  • подписи сторон.

Отчетные документы за проживание в квартире

С согласия работодателя сотрудник, направленный в командировку, может снимать не номер в гостинице, а квартиру или комнату в обычной частной квартире. Каким образом он должен доказать свои расходы на проживание в данном случае?

В любом случае затраты на аренду жилья должны подтверждаться письменным договором найма жилого помещения.

Договор должен содержать срок аренды и ее стоимость, также необходимо приложить копию документа о праве собственности физлица на квартиру.

Если оплата проживания в гостинице в командировке сопровождается выдачей кассового чека или бланка строгой отчетности, то оплата физлицу – владельцу квартиры, произведенная наличными, подтверждается его распиской о получении денег.

В случае, когда поиск подходящего варианта жилья производился при помощи посредников – риэлторов, то для возмещения стоимости их услуг потребуются: договор с агентством недвижимости, акты выполненных работ, чеки и квитанции, подтверждающие оплату.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации

Что касается порядка подтверждения расходов на проживание в командировке «бюджетников», то в целом он аналогичен вышеуказанному. Такие организации ведут деятельность, как правило, некоммерческого характера, получая финансирование из бюджетов разных уровней, поэтому нюансом в данном случае будет лишь указание источника финансирования в приказе о направлении сотрудника в командировку. 

Источник: https://spmag.ru/articles/otchetnye-dokumenty-dlya-komandirovochnyh

Что входит в командировочные расходы?

Командировки отчетные документы

Для Вашего удобства статья написана в формате «Вопрос-Ответ».

Как производится оплата командировочных расходов

Порядок и размер оплаты командировочных в коммерческих (частных) компаниях устанавливается внутренними нормативными актами.

Оплата командировочных расходов осуществляется следующими способами:

  • Авансовым платежом — сотруднику, отправляющемуся в командировку, выдается на руки или перечисляется на карту сумма, достаточная для покрытия всех расходов в рабочей поездке. В командировке сотрудник собирает все чеки квитанции и другие расходные документы и предоставляет их в бухгалтерию при возвращении. Если сумма расходов меньше выплаченного аванса, сотрудник возвращает разницу в бухгалтерию; если сумма расходов больше, сотруднику возмещается эта разница (если это предусмотрено внутренним положением о командировках).
  • По факту предоставления отчетных документов – такой формат практикуется в тех случаях, когда сложно спрогнозировать расходы в командировке. То есть сотрудник, отправляющийся в командировку, оплачивает все (проезд, проживание, питание, прочие расходы) за свой счет и затем предоставляет в бухгалтерию отчетные документы, на основании которых ему возмещаются затраченные средства.

Что входит в командировочные расходы

Согласно Трудовому кодексу в командировочные расходы включаются расходы на проезд, проживание, «суточные». Кроме того, есть статья «иные расходы», которая может трактоваться очень широко и ее содержание может сильно отличаться в разных компаниях и даже в разных командировках в одной компании.

Под иными расходами может предполагаться широкий спектр услуг: мобильная связь, интернет, плата парковки, представительские расходы и пр.

При этом отдельного пункта расходов на питание в Трудовом кодексе РФ не предусмотрено – предполагается, что питание включено в «суточные», но во внутренних нормативных актах компаний это может быть прописано отдельно.

Точный перечень командировочных расходов определяется внутренними правилами конкретной компании, и перед поездкой (особенно в том случае, если она первая) следует внимательно их изучить.

Косвенные и прямые расходы

С точки зрения бухгалтерского учета выгоднее оформить командировку как косвенные расходы, чтобы эти затраты не проходили как ОС. Это позволит уменьшить налоговую нагрузку.

Законодательство «рекомендует» относить расходы на командировки к прямым, но организации вправе решать это самостоятельно – и в большинстве случаев относить их к косвенным гораздо удобнее и выгоднее вне зависимости от размера командировочных.

Оплачивается ли бензин и ремонт личного транспорта?

Если сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, компания возмещает расходы на бензин – причем учитываются как расходы на дорогу непосредственно до пункта назначения, так и промежуточные (например, до дома, если работник возвращается в город поздно вечером, когда рабочий день офиса уже завершен).

Если в командировке произошла авария или поломка машины, не предусмотренная условиями страхования, возмещение расходов обсуждается в индивидуальном порядке.

Оплачивается ли аренда автомобиля?

В трудовом кодексе нет статьи, которая прямо указывает на возмещение расходов сотруднику за пользование услугами каршеринга, но эти затраты могут быть включены в «суточные» или иные расходы.

На данный момент в России каршеринг не очень широко распространен, поэтому оплата проезда в командировке на арендованной машине  определяется каждой компанией (частной) в конкретной командировке индивидуально.

Если выполнение служебного задания требует аренды машины в командировке, стоит предусмотреть это заранее, чтобы договориться с работодателем о возмещении расходов или выдаче авансовых средств в нужном размере.

Чтобы возместить затраты на услуги аренды автомобиля в командировке, необходимо предоставить отчетные документы – их дают все компании по каршерингу.

Оплачивают ли авиабилеты?

Если добраться в пункт назначения можно только на самолете, авиабилеты оплачиваются в полном размере. Если командировка запланирована заранее, чаще всего покупкой билетов занимается секретарь или другое ответственное лицо. То есть на момент выезда все вопросы трансфера уже решены.

Если авиаперелет является инициативой сотрудника, тогда как компанией предусмотрен другой (более дешевый) вид транспорта, разницу в стоимости оплачивает сам сотрудник.

Оплачиваются ли расходы на такси?

Расходы такси в командировке невозможно прогнозировать, как и их необходимость, поэтому такой статьи расходов нет ни в Трудовом кодексе, ни в большинстве внутренних приказов организаций о командировках.

Если характер командировки предполагает, что будет много разъездов по служебному заданию, в том числе на такси, сотруднику следует заранее согласовать это с работодателем. При этом нужно обращать внимание на то, чтобы службы такси предоставляли отчетные документы (квитанции), которые впоследствии будут предоставлены в бухгалтерию для возмещения расходов.

Оплачивают ли проезд на общественном транспорте?

Проезд на транспорте оплачивается компанией точно так же, как проезд на других видах транспорта: в бухгалтерию предоставляются купленные билеты, которые оплачиваются по факту предъявления или авансом (в зависимости от особенностей документооборота в конкретной организации).

Оплачивается ли питание?

Оплата питания не прописана в Трудовом кодексе, и этот пункт зачастую (но необязательно) отдельно учитывается при оформлении командировочных расходов.

То есть помимо «суточных» сотруднику оплачивается питание в размере заранее оговоренной суммы. Чтобы эти расходы были возмещены, нужно предоставить в бухгалтерию чеки, полученные в местах общепита.

Другой вариант – питание уже включено в суточные. В этом случае сотрудник сам выбирает, где и сколько денег он потратит на завтраки/обеды/ужины. В таком случае никакие чеки для отчета в бухгалтерии не потребуются.

Источник: https://likbiz.su/chto-vhodit-v-komandirovochnye-rashody/

Что такое командировка, какие расходы оплачиваются

Командировкой называется поездка сотрудника по распоряжению работодателя, оформленная приказом, на определенный срок, целью является выполнение служебного задания. Командировка не предусматривает потерю рабочего места и сокращение или увеличение среднего заработка.

Началом командировки принято считать дату отправления (время отправления автобуса, поезда, вылета самолета), а окончанием командировки считается дата прибытия.

По ТК РФ работникам, отправляемым в командировку, возмещаются расходы на проезд, найм жилого помещения, дополнительные расходы, возникающие при проживании вне места постоянного жительства (полевое довольствие, суточные), а так же прочие расходы, которые произвел работник с разрешения работодателя. Все эти выплаты производятся при условии, что сотрудник представляет соответствующие командировочные документы.

Ищите ответ? Задайте вопрос юристам!

9873 юристов ждут Вас Быстрый ответ, бесплатно!

Задать вопрос

Какие отчетные документы по командировке необходимо взять на предприятии

Кто может ездить по командировкам, на какой срок и др. тонкости оговариваются в коллективном договоре, обсуждаются соглашениями, прочими локальными нормативными актами.

При оформлении в командировку сотрудник должен взять с места работы такие отчетные документы по командировке, как:

  • служебное задание (должно содержать в себе информацию о работнике (ФИО, должность и т.д.), место командировки, ее продолжительность, причины необходимости командировки, а так же наименование организации, покрывающей расходы командировочного)
  • приказ о направлении в командировку именно этого сотрудника (дублирует всю информацию, содержащуюся в служебном задании)
  • командировочное удостоверение (содержит в себе информацию о начале и окончании командировки, заверенное печатью; выдается в единственном экземпляре; на основании удостоверения производится выплата суточных)

Командировочное удостоверение не оформляется при командировке заграницу, а так же при условии возвращении командируемого на место постоянного жительства в тот же день.

Для того чтобы денежные средства были выплачены до командировки, необходимо составить авансовый отчет. Заполняется в одном экземпляре и остается в бухгалтерии работодателя. Авансовый отчет подразумевает собой документ, в котором указываются ориентировочные суммы, требуемые на транспортировку, проживание.

По возвращении из командировки этот отчет будет заполнен до конца, будут произведены сравнения сумм выданных с суммами потраченными. Если выданная сумма растрачена не полностью, то остаток сдается в кассу предприятия на основании расходного кассового ордера.

Какие отчетные документы для командировочных потребуют по возвращении

По возвращению сотрудник приносит командировочное удостоверение, заполненное по всей форме, и прочие документы, подтверждающие понесенные расходы.

Отчетные документы по командировке включают в себя все проездные билеты, приобретенные на транспортировку, документ, подтверждающий проживание в гостинице и т.п., в котором прописано количество дней проживания и оплата. Так же для оплаты работодателю можно предоставить распечатку звонков, подтвердив, что они были сделаны в целях выполнения служебного задания.

Командировочные документы, некоторые нюансы

Отчетные документы для командировочных, а точнее их грамотное заполнение, имеют огромное значение. Если не предоставлены или не грамотно заполнены отдельные командировочные документы (чеки за проживание в гостинице, чеки за такси, телефонные переговоры и т.п.), то оплата работодателем этих растрат может быть не произведена.

Бывают такие ситуации, когда по возвращении из командировки становится понятно, что сотрудник вернулся, не выполнив служебного задания. Тогда со стороны работодателя проводятся такие мероприятия, как сокращение средней заработной платы, не оплата суточных и т.п.

Когда причиной невыполнения служебного задания становится организация или же другая причина, предотвратить которую не могла не одна из сторон, тогда средний заработок, начисляемый за время командировки, за сотрудником сохраняется.

Если причина не выполнения задания заключается непосредственно в сотруднике, то в таких ситуациях средний заработок, исключительно за время командировки, не сохраняется.

Если во время командировки сотрудник заболел, то организация оплатит лист временной нетрудоспособности, при наличии соответствующего документа. Суточные выплачиваются в любом случае, так как они носят компенсирующий характер, а не являются вознаграждением за труд.

Если сотрудник, находясь в пути, получил уведомление о том, что место назначение командировки изменено, и часть билетов уже будут не востребованы, то работодатель обязан оплатить эти расходы, причислив их к категории «командировочные документы на транспортировку».

В случае возникновения спорных ситуаций, не стоит сразу бежать писать заявления на увольнение, для начала стоит обратиться к специалисту и понять, насколько правы вы, а не работодатель. 

Источник: https://www.yurist-online.net/article/1394/otchetnyie-dokumentyi-dlya-komandirovochnyih

Как подтвердить расходы по найму жилья в командировке

Командировки отчетные документы

Ситуация 1. Возмещение расходов по найму жилья, если работник проживал в съемной квартире

Руководитель организации (г. Могилев) согласно приказу направлен в служебную командировку в г. Минск на 3 дня с 15 по 17 февраля 2016 г.

Во время командировки в г. Минске руководитель планирует проживать в квартире, которую будет снимать по договору у индивидуального предпринимателя (далее – ИП).

Должна ли организация выдать руководителю аванс на возмещение расходов по найму жилого помещения (квартиры) и в каком размере? Имеет ли значение при расчете суммы аванса количество комнат в снимаемой квартире?

Какие документы должен представить руководитель в бухгалтерию организации для подтверждения расходов по найму жилого помещения у ИП?

Аванс следует выдать.

Не позднее чем за день до отъезда в служебную командировку наниматель обязан выдать командированному работнику денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату командировочных расходов, в т.ч. по найму жилого помещения (п.

7 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35; далее – Инструкция № 35) |*|.

* Информация о порядке возмещения расходов при служебных командировках в пределах Беларуси в особых случаях доступна для подписчиков электронного «ГБ»

Командированному работнику возмещают расходы по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) по фактическим расходам, но не выше стоимости одноместного номера (с разрешения нанимателя – в номерах высшей категории), на основании подлинных документов, подтверждающих данные расходы, выдаваемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь при оказании услуг и расчетах за них (п. 2 и подп. 4.2 п. 4 Инструкции № 35).

Возмещение расходов по найму жилого помещения у ИП производится по аналогии с их возмещением при проживании в гостинице. Так, возмещению подлежат расходы по найму у ИП однокомнатной квартиры либо одной комнаты в квартире.

Учитывая изложенное, в случае найма многокомнатной квартиры у ИП организация должна выдать руководителю аванс для ее оплаты в размере, не превышающем стоимости одноместного гостиничного номера.

Стоимость простого одноместного номера рекомендуем определять исходя из его стоимости в гостинице, расположенной в месте командирования на незначительном расстоянии от квартиры, снимаемой у ИП.

При найме однокомнатной квартиры (либо одной комнаты в квартире) у ИП аванс на оплату следует выдавать в размере предполагаемых расходов.

Нормами Инструкции № 35 не конкретизирован перечень документов, подтверждающих расходы при найме жилья у ИП.

 При этом следует учитывать, что при осуществлении предпринимательской деятельности, связанной с предоставлением мест для краткосрочного проживания, заключается договор найма (поднайма) жилого помещения.

Этот договор считается заключенным с момента, определенного в нем, и составляется в 2 экземплярах, один из которых хранится у наймодателя, второй – у нанимателя (часть вторая п. 3 ст. 52 и часть третья п. 6 ст. 66 Жилищного кодекса Республики Беларусь).

При оказании ИП услуг по сдаче внаем квартир он обязан в подтверждение принятия сумм наличных денежных средств выдать потребителю этих услуг:

– в случае использования кассового оборудования – платежный документ, подтверждающий оплату оказанной услуги (п.

17 Положения № 924/16*);__________________________

* Положение о порядке использования кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и приема наличных денежных средств, банковских платежных карточек при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр, утвержденное постановлением Совета Министров и Нацбанка Республики Беларусь от 06.07.2011 № 924/16; далее – Положение № 924/16).

– если кассовое оборудование не применяется – квитанцию о приеме наличных денежных средств с отражением в приходном кассовом ордере (подп. 31.20 п. 31, п. 32 Положения № 924/16).

Таким образом, для возмещения расходов по найму жилого помещения (квартиры) у ИП в пределах установленных законодательством норм руководитель должен представить в бухгалтерию организации подлинные документы: заключенный с ИП договор о найме квартиры, а также чек кассового аппарата либо квитанцию к приходному кассовому ордеру.

Ситуация 2. Проживание работника во время служебной командировки в агроусадьбе

Руководитель организации (г. Минск) и водитель на служебном автомобиле были направлены в служебную командировку в г. Брест на 3 дня с 19 по 21 января 2016 г.

Во время служебной командировки они проживали в агроусадьбе «Беловежская гостевая» под Брестом.

Следует ли возмещать командированным работникам расходы по проживанию в агроусадьбе? Если да, то на основании каких документов?

Не следует.

Как было отмечено выше, командированному работнику на основании приказа нанимателя возмещаются расходы по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) по фактическим расходам, но не выше стоимости одноместного номера (с разрешения нанимателя – в номерах высшей категории), на основании подлинных документов, подтверждающих данные расходы, выдаваемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь при оказании услуг и расчетах за них (п. 2 и подп. 4.2 п. 4 Инструкции № 35).

Нормами Инструкции № 35 не предусмотрено проживание командированных работников в агроусадьбе.

Справочно: агроэкотуризм – временное пребывание граждан в сельской местности Республики Беларусь на основании договоров, заключенных с субъектами агроэкотуризма, в целях отдыха, оздоровления, ознакомления с природным потенциалом республики, национальными культурными традициями без занятия трудовой, предпринимательской, иной деятельностью, оплачиваемой и (или) приносящей прибыль (доход) из источника в месте пребывания (п. 2 Указа Президента Республики Беларусь от 02.06.2006 № 372 «О мерах по развитию агроэкотуризма в Республике Беларусь»).

Учитывая изложенное, командированным работникам не следует возмещать расходы по проживанию в агроусадьбе.

При этом в коммерческой организации наниматель может принять решение о возмещении командированным работникам расходов по проживанию в агроусадьбе за счет прибыли, оставшейся после налогообложения  |*|, на основании подлинных подтверждающих документов. Решение нанимателя о возмещении работникам расходов, не предусмотренных законодательством, за счет прибыли может быть закреплено в положении о командировании, утвержденном их высшим органом управления или иным уполномоченным органом.

* Информация о командировочных расходах, неучитываемых при налогообложении прибыли, доступна для подписчиков электронного «ГБ»

Ситуация 3. Оплата расходов по найму жилья без подтверждающих документов

Согласно приказу нанимателя работник организации (г. Минск) был направлен в служебную командировку в г. Гродно на 3 дня с 17 по 19 февраля 2016 г.

Командирующая организация не оплачивала работнику расходы по найму жилого помещения путем безналичного перечисления, жилое помещение за счет принимающей организации ему также не предоставлялось.

По возвращении из командировки работник в качестве документов, подтверждающих произведенные расходы, представил в бухгалтерию организации проездные билеты и командировочное удостоверение, однако каких-либо документов, подтверждающих наем жилого помещения (проживание в гостинице), не предъявил.

Согласно представленным документам работник:

– 17 февраля 2016 г. в 10:30 приехал к месту служебной командировки в г. Гродно;

– 19 февраля 2016 г. в 17:45 выехал из г. Гродно к месту постоянной работы (г. Минск).

Каким образом командированному работнику следует производить оплату расходов по найму жилого помещения при отсутствии подлинных подтверждающих документов?

Без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия к месту служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются расходы в размере, установленном законодательством, кроме случаев, когда командированному работнику жилое помещение предоставляется за счет принимающей стороны либо когда эти расходы оплачиваются направляющей стороной путем безналичного перечисления (часть вторая подп. 4.2 п. 4 Инструкции № 35).

При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более – принимается за полные сутки.

Справочно: размер возмещения расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов – 20 000 руб. в сутки (постановление Минфина Республики Беларусь от 08.08.2013 № 53 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках»).

В приведенной ситуации работник каждый из дней с 17 по 19 февраля 2016 г. находился в месте командирования (г. Гродно) более половины суток:

– 17 февраля 2016 г. – с 10:30 до 24:00;

– 18 февраля 2016 г. – с 00:00 до 24:00;

– 19 февраля 2016 г. – с 00:00 до 17:45.

Таким образом, при отсутствии подлинных подтверждающих документов оплату расходов по найму жилого помещения следует производить работнику за все дни командировки с 17 по 19 февраля 2016 г. в размере 20 000 руб. в сутки.

Общая сумма возмещения указанных расходов составит 60 000 руб. (20 000 руб. × 3 суток).

Ситуация 4. Документальное оформление направления работника в командировку

В организации направление работников в командировку осуществляется на основании соответствующего приказа руководителя.

Обязательно ли выдавать командировочное удостоверение и оформлять задание на командировку при служебных командировках в пределах Республики Беларусь?

Направление работников в служебную командировку оформляют приказом (распоряжением) нанимателя.

Необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения определяет наниматель, если иное не установлено законодательными актами.

Форму командировочного удостоверения устанавливает республиканский орган государственного управления, проводящий единую финансовую политику (ст. 93 Трудового кодекса Республики Беларусь).

При служебных командировках в пределах Республики Беларусь направление работников в командировку оформляют приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения по форме согласно приложению 1 к Инструкции № 35.

Приказ (распоряжение) нанимателя является основанием для выдачи аванса и возмещения предусмотренных законодательством расходов работнику, направленному в служебную командировку.

Командировочное удостоверение позволяет контролировать срок фактического пребывания в служебной командировке (в конкретной организации) (п. 2 Инструкции № 35).

С учетом норм Инструкции № 35 оформление задания на командировку при направлении работника в служебную командировку в пределах Республики Беларусь не является обязательным  |*|.

* Информация, касающаяся правил документального оформления расходов при загранкомандировках, доступна для подписчиков электронного «ГБ»

Источник: https://www.gb.by/izdaniya/glavnyi-bukhgalter/kak-podtverdit-raskhody-po-naimu-zhilya

Отчётные командировочные документы в Волгодонске с официальным подтверждением

Командировки отчетные документы

Деловые поездки являются неотъемлемой частью сотрудников многих предприятий, организации при этом покрывают некоторые расходы, включая дорогу и проживание в гостиницах.

Чтобы получить компенсацию затрат, человек должен предоставить документы, подтверждающие расходы в командировке, иначе придётся тратить собственные средства.

Вполне возможна потеря таких документов, что вполне логично ведёт к непредвиденным расходам. Наши услуги призваны помочь людям в трудной ситуации.

Мы предлагаем сделать квитанции на проживание в гостинице, которые полностью соответствуют оригиналу.

Иногда люди предпринимают попытку найти их в интернете и напечатать самостоятельно, такой путь приводит к возникновению фактических ошибок, к тому же содержание может не включать в себя ряд важных параметров.

Многие компании стараются оптимизировать издержки, поэтому любая ошибка или неточная информация станет поводом для дополнительных проверок, из-за чего легко лишиться компенсации.

Наши услуги подразумевают изготовление всех видов бумаг и чеков, которые могут пригодиться в конкретном случае. Поговорим о том, какие документы по командировке в 2019 году требуются в первую очередь.

С компанией «Chek01» Вы сможете не только компенсировать свои затраты, но и заработать прибавку к зарплате, наши цены на порядок ниже, чем у конкурентов.

Услуги предоставляются по всей России, в том числ по самым популярным направлениям – Москва, Санкт-Петербург, Рязань, Красноярск, Самара и другие.

Виды документов

Основной статьёй расходов в командировке становится проживание в отеле, соответствующая документация позволит вернуть потраченные на это личные средства.

Во всех без исключения случаях нужен становится кассовый чек – фискальный документ, напечатанный на чековой ленте. С ним стоит обходиться аккуратно, информация наносится при нагревании, последующее воздействие высоких температур может испортить его.

Чаще всего к порче чека приводит желание выгладить его утюгом, тогда бумага просто чернеет.

Целью использования чека является доказательство, что прошло внесение определённой денежной суммы наличным или безналичным способом на счёт продавца. Впрочем, одного чека мало, он является лишь одним пунктом из списка, какие документы подтверждают командировку.

В то же время он показывает основную информацию: • общая продолжительность аренды номера (высчитывается по времени заселения и выселения); • конечная стоимость оказанных услуг; • дополнительная информация об условиях проживания, что могли оказать влияние на сумму в чеке.

Нужны и другие квитанции, подтверждающие проживание в отеле в командировке, что требуются для авансового отчета. Компания потребует предоставления счёта, оформление которого возможно в нескольких формах.

Наиболее востребованной на данный момент в России является 3Г форма, ей пользуется подавляющее число фирм, оказывающих услуги в гостиничном бизнесе.

В ней содержатся все данные, указание которых требуется действующим законодательством, хотя по факту эта форма не используется в качестве бланка строгой отчётности.

Сотрудник должен принести все документы за проживание в гостинице для бухгалтерии, только тогда ему компенсируют расходы.

При выселении из номера человек получает пакет бумаг, среди которых должна быть копия свидетельства регистрации отеля.

Её предоставление по закону не является обязательным, однако наличие такой бумаги развеет все сомнения бухгалтера о подлинности сведений. Также среди бумаг присутствует акт выполненных работ и счет-фактура.

Когда возникает необходимость в заказе?

Некоторые сотрудники предпочитают жить в апартаментах и квартирах, в таком случае они могут рассчитывать только на квитанцию ИП, а в некоторых случаях не выдаётся даже она, отсутствует подтверждение пребывания в номере и траты средств.

В такой ситуации необходимо сделать документ на проживание, чтобы не тратить свои средства на жизнь в командировке. Услуги нашей компании призваны решить эту и другие подобные проблемы.

Мы сделаем счёт-фактуру и акт выполненных работ, где клиент выражает согласие с уровнем предоставленных услуг.

Если вы пользуетесь различными типами транспорта (включая такси) подтверждение также потребуется. Касается это и других услуг, которые требуются в командировке: • посещение кафе и ресторанов (оплата питания производится хотя бы частично); • билеты на транспортные расходы;

• заказ дополнительных услуг, необходимых для обеспечения полноценной жизни в сложившихся обстоятельствах.

Мы предоставляем отчетные документы за проживание в хостелах Волгодонска и других городов, а также подтверждающие получение других услуг чеки и акты выполненных работ.

Работа осуществляется совершенно легально и является лучшим выходом из затруднительного положения. Например, вы не будете жить в хостеле, если в городе у вас есть родственники.

Чеки можно потерять или испортить, иногда бывают случаи, когда и отель не предоставляет всех необходимых бумаг.

Заказав все квитацнии и чеки для подтверждения командировочных расходов в Волгодонске, вы можете неплохо заработать. Если до этого командировки приносили лишь убытки, то теперь известия о необходимости посетить тот или иной город вы будете встречать более радостно.

Поездки станут неплохой возможностью увеличить семейный бюджет.

Мы представляем возможность изготовления следующих документов: • фискальный чек со счётом в 3Г форме; • акт выполненных работ; • счет-фактура; • справка о предварительном бронировании; • справка о наличии и стоимости номеров;

• прейскурант отеля и многое другое.

Подготовка пакета документов позволит убедить работодателя в том, что вы пользовались в командировке именно этими услугами.

Грамотный подход не позволит усомниться в подлинности предоставленных данных, квалификация наших специалистов является гарантией качественного результата. Все отчётные документы для командировочных соответствуют оригиналам.

Наша помощь незаменима для всех людей, которым по долгу службы приходится периодически отправляться в командировку.

Источник: https://chek01.ru/otchetnye-dokumenty-v-volgodonske.html

Подтверждающие документы, необходимые при командировках

Командировки отчетные документы

На этот вопрос дает ответ Инструкция №59, в соответствии с которой служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя органа государственной власти, предприятия, учреждения и организации, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (при наличии документов, подтверждающих связь служебной командировки с основной деятельностью предприятия).

Хотя Инструкция №59 (изменения в которую были внесены приказом Минфина от 17.03.2011 г.

№362) определяет порядок направления в командировку и возмещения расходов, понесенных в связи с такой командировкой, исключительно для государственных служащих, а также для других лиц, которые направляются в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, по нашему мнению, другие субъекты хозяйствования могут также пользоваться ею. В любом случае предприятие может разработать свое положение о командировке — с учетом всех особенностей деятельности предприятия.

Если структура предприятия включает филиалы, участки и другие подразделения, расположенные в другой местности, местом постоянной работы считается то подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором (контрактом).

знать

Служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в пути или носит разъездной (передвижной) характер, не считаются командировками, если иное не предусмотрено законодательством, коллективным договором, трудовым договором (контрактом) между работником и собственником (или уполномоченным им лицом/руководителем).

П. 2 Инструкции №59

Документами, подтверждающими связь такой командировки с основной деятельностью предприятия, являются, в частности (но не исключительно):

1) приглашение принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью предприятия, направляющего в командировку;

2) заключенный договор или контракт;

3) другие документы, устанавливающие или удостоверяющие желание установить гражданско-правовые отношения;

4) документы, удостоверяющие участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, проводимых по тематике, совпадающей с деятельностью предприятия, командирующего работника.

Сроки командировок по Украине и за границу установлены соответствующими положениями Инструкции №59:

— по Украине такой срок не может превышать 30 календарных дней, а для выполнения в пределах Украины монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ не должен превышать срок строительства объектов;

— за границу — не более 60 календарных дней.

Для осуществления монтажных, наладочных, ремонтных, проектных, проектно-поисковых, строительных, строительно-монтажных и пуско-наладочных работ, шефмонтажа и авторского надзора во время строительства, обслуживания и обеспечения функционирования национальных экспозиций на международных выставках, проведения гастрольных и других культурно-художественных мероприятий по внешнеэкономическим договорам (контрактам) не должен превышать один год.

https://www.youtube.com/watch?v=Hdpr9EOIXrI

Письменное определение политики предприятия относительно командировок — важный элемент документооборота1. Учитывая нормы НКУ и установление пределов, а не конкретных сумм для командировочных расходов, мы бы советовали разработать положение о командировке. В нем можно обусловить следующее:

1) размеры суточных. Такие размеры могут быть привязаны как к должностям работников (о чем далее), так и к местности, куда командируются работники;

2) сроки предоставления отчета о выполнении задания (см. образец 2) и отчета об использовании средств, выданных на командировку (см. образец 3);

3) порядок и сроки возмещения командировочных расходов;

4) другие важные вопросы, связанные с командировками работников.

1 Положение о командировке важно также потому, что в новой редакции изложена Инструкция №59, ставшая обязательной для применения исключительно органами государственной власти, учреждениями и организациями, которые полностью содержатся за счет бюджетных средств, а также предприятиями, учреждениями и организациями, которые частично финансируются за счет бюджетных средств.

Положение о командировке может подготовить отдел кадров предприятия, а вот отдельные пункты этого документа, связанные с денежными расходами и их документальным оформлением, следует согласовывать с финансово-бухгалтерской службой предприятия.

Положение о командировке утверждается руководителем предприятия и на основании его же приказа (см. образец 1) вводится в действие.

Кроме того, каждый работник имеет право обратиться к положению о командировке при возникновении каких-либо вопросов или разногласий, связанных со служебной поездкой.

Источник: https://online.dtkt.ua/Book/DK12-1-rus.epub/navPoint-6

Командировка

Командировки отчетные документы

Порядок оформления командировок

№ШагиПримечание
1Составить служебную записку о направлении в командировку.К ней приложить: – основание для направления в командировку (приглашение),

– предварительную смету расходов (подписывается у распорядителя средств, из бюджета которого планируется направление в командировку).

– К приглашению на иностранном языке прикладывается построчный перевод с подписью переводчика. – Предварительная смета расходов не является основанием для выдачи аванса бухгалтерией.

– Распорядителем средств может быть проректор, директор института НГУ, декан факультета, руководитель проекта, заведующий лабораторией и другое должностное лицо, назначенное в установленном порядке.

2Если сотрудник направляется в командировку по нескольким занимаемым в НГУ должностям, то необходимо: – согласовать служебную записку о направлении работника в командировку с руководителями подразделений по другим занимаемым в НГУ должностям.

Если сотрудник направляется в командировку по одной из занимаемых в НГУ должностей, то необходимо:

– написать заявление на предоставление отпуска (ежегодного или без сохранения заработной платы) по остальным занимаемым в НГУ должностям в установленном формате,

– согласовать заявление с непосредственным руководителем по занимаемой должности.

3Передать служебную записку с приложениями и дополнительными документами (приглашение, перевод приглашения, предварительная смета расходов, заявление на отпуск и прочее) в управление кадров.
4– В управлении кадров подписать приказ о направлении в командировку.- Оформить в бухгалтерии заявление на получение аванса (в кассе или на карту).Для заказа авиабилетов и бронирования гостиницы через НГУ все данные о рейсах, гостинице, скан паспорта, контактные телефоны выслать на эл. адрес gap@admin.nsu.ru

После возвращения из командировки

1. В течение 3-х рабочих дней после возвращения из командировки сотрудник должен предоставить в бухгалтерию (каб.

512 нового административного корпуса) отчетные документы по командировке:
Проездные документы: билеты или маршрутная квитанция электронного билета, посадочные талоны и выписка из банка с печатью банка/кассовый чек, билеты на проезд транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Документы за проживание: 1) подтверждающие факт проживания (счет из места проживания/договор аренды жилого помещения).

В случае бронирования и оплаты отеля через электронные сервисы при отказе отеля выставить счет, необходимо предоставить оригинал письма-подтверждения, оформленного на фирменном бланке отеля, с подтверждением пребывания сотрудника на время командировки.

2) подтверждающие оплату проживания (кассовый чек/бланк строгой отчетности/чек платежного терминала/выписка из банка/расписка хозяина жилья при аренде жилья у физ.лица).
Важно: Предоставляются оба типа документов: подтверждающие проживание и оплату.

Важно: Если счет содержит информацию об организации командированного сотрудника или организации, через которую было сделано бронирование, то этой организацией может быть только НГУ или данная строчка должна остаться незаполненной. В противном случае расходы на проживание по данному счету возмещены не будут.

Заграничный паспорт – в случае зарубежной поездки.
– Документы, подтверждающие оплату визы, консульского сбора: договор, акт, кассовый чек/ выписка из банка.
– Документы, подтверждающие оплату медицинской страховки в случае заграничной поездки: квитанция / выписка из банка / кассовый чек и полис.

– Сертификат, диплом или другие документы подтверждающие участие.
– Документы, подтверждающие оплату организационного взноса (участие в семинарах, конференция и др. мероприятиях): 1) Командировки по территории РФ. Договор с перечнем оказываемых услуг, заключенный между организатором мероприятия и НГУ (оформленный через систему “”СЭД-закупки”), акт выполненных работ, кассовый чек/бланк строгой отчетности/выписка из банка, оригинал счета на оплату. Оплата возможна только после подписания договора.2) Зарубежная командировка. Счет, чек/выписка из банка или квитанция об оплате от организаторов, заверенная подписью, штампом или печатью.

2. Все командировочные расходы должны подтверждаться оригиналами документов. Расходы по командировке сотрудник должен осуществлять самостоятельно (с собственной карты, счета и т.п.)

3. Отчетные документы на иностранном языке должны быть построчно переведены на русский язык. Перевод каждого документа оформляется на отдельном листе формата А4.

Памятка для отчета за командировку. Версия для печати

Более подробную информацию об отчете за командировку вы можете уточнить в бухгалтерии (каб. 512 нового административного корпуса), тел 363-41-08.

Контакты

Управление кадровруководительБелых Любовь Юрьевнател. 363-44-36, lub@post.nsu.ruНовый административный корпус, каб. 117
Управление кадровзаместитель руководителяМалышева Ирина Александровнател. 363-44-39, mia@post.nsu.ruНовый административный корпус, каб. 116
Управление кадровсотрудникител. 363-44-39, 363-44-40, 363-44-37Новый административный корпус, каб. 118
Отдел учета финансовых активов (бухгалтерия)бухгалтерЗахарова Александра Владимировна, Тимофеева Наталья Юрьевнател. 363- 41-08, zav@post.nsu.ru, n.timofeeva2@nsu.ruНовый административный корпус, каб. 512

Перечень документов
Служебная записка о направлении в командировку
Приказ о введении в действие порядка командирования работников
Приложение 1. Полное описание порядка
Приложение 2. Форма служебной записки и предварительной сметы
Памятка для отчета за командировку. Версия для печати
Заявление на отпуск

Источник: https://nsu.ru/komandirovka

Глав-книга
Добавить комментарий